이런 상황에 필요합니다
화상 회의에서 한 사람이 말하는 동안 다른 사람들이 동시에 말하거나 소리가 끊겨 논의가 이어지지 않는 경우가 있습니다. 접속이 불안한 참석자는 중간에 나가도 다른 사람들이 알아채지 못합니다. 이 안내는 온라인 회의를 열 때 접속과 발언, 자료 공유, 기록의 규칙을 다룹니다. 화상 프로그램의 설치와 사용법은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
회의 연결 주소, 화면 공유할 자료, 진행자와 기록 담당 이름, 연락 가능한 대체 수단이 필요합니다. 진행은 진행자가 하고, 접속 문제는 기술 도우미가 돕습니다. 회의 전에 안내 메시지로 접속 방법과 규칙을 알립니다.
진행 순서
- 진행자가 회의 하루 전에 접속 주소와 시각, 자료, 지켜 줄 규칙을 참석자에게 보냅니다.
- 회의 시작 십 분 전에 진행자와 기술 도우미가 먼저 들어와 소리와 화면 공유가 되는지 시험합니다.
- 시작할 때 진행자가 참석자를 한 명씩 불러 소리가 들리는지 확인하고 참석자 수를 기록 담당에게 알립니다.
- 발언은 손들기 기능이나 채팅창에 손 들기 표시를 먼저 올린 뒤 진행자가 지명하는 순서로 하고, 말하지 않는 사람은 소리를 끕니다.
- 자료를 공유할 때는 진행자가 화면에 띄운 자료 쪽수를 말해 모두가 같은 쪽을 보게 합니다.
- 결정은 진행자가 소리 내어 읽고 채팅창에 한 줄로 적은 뒤 참석자가 동의를 표시하고, 회의 후 기록을 보냅니다.
결정: 접속이 끊긴 사람이 성원에 필요한 경우에는 연결이 돌아올 때까지 기다리고, 돌아오지 못하면 그 사람 몫의 결정은 다음 모임으로 미룹니다.
교회별로 정할 것
온라인 회의로 결정할 수 있는 안건의 범위는 규정마다 다릅니다. 투표를 화면 표시로 할지 별도 도구를 쓸지, 회의를 녹화할지 여부와 참석자 동의 방식도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 접속 안내와 규칙이 하루 전에 전달되었다. | 회의 하루 전 | 진행자 |
| 소리와 화면 공유를 시험했다. | 시작 십 분 전 | 기술 도우미 |
| 참석자 한 명씩 소리를 확인했다. | 회의 시작 때 | 진행자 |
| 결정이 채팅창에 한 줄로 적혔다. | 결정 직후 | 기록 담당 |
| 회의 후 기록이 참석자에게 전달되었다. | 회의 후 이틀 안 | 기록 담당 |
자주 생기는 예외
- 접속 주소가 열리지 않으면 대체 주소나 전화 연결을 안내하고, 십 분 안에 해결되지 않으면 회의 시각을 미룰지 진행자가 정합니다.
- 소리가 에코가 되거나 울릴 때는 말하지 않는 사람이 모두 소리를 끄고 말하는 사람만 소리를 켜도록 안내합니다.
- 연세가 있는 참석자가 접속을 어려워하면 기술 도우미가 전화로 먼저 안내하고, 어려우면 현장 참석을 병행합니다.
- 화면을 보여 줄 수 없는 참석자는 이름 옆에 사진을 대신 두고 소리 확인으로 참석을 인정하되, 투표는 말로 명확히 하게 합니다.
- 회의 중에 가족이나 방문객이 화면에 나오는 일이 있으면 진행자가 잠시 쉬었다 가자고 하고 모두 자기 화면을 점검합니다.
- 민감한 내용이 나올 때는 회의를 녹화하지 않고 녹화 중이라면 정지한 뒤 진행합니다.
- 채팅창에 사적인 대화가 올라오면 진행자가 회의와 관련된 내용만 쓰도록 안내하고, 채팅 기록은 회의 후 보관 여부를 정합니다.
- 화면 공유가 안 되는 날에는 자료를 미리 메시지로 보내 놓아 참석자가 각자 열어 보며 회의를 이어 갑니다.
- 온라인 회의가 오래 이어지면 한 시간 반마다 오 분씩 쉬는 시간을 두어 눈과 귀의 피로를 줄입니다.
