이런 상황에 필요합니다
수련회 출발 사흘 전까지도 참가 인원이 확정되지 않아 숙소와 버스 예약을 정확히 못 하는 경우가 있습니다. 신청을 대화방에서 받다 보니 같은 사람이 두 번 신청하거나 취소했는데 명단에서 빠지지 않는 일도 생깁니다. 이 안내는 참가 신청을 받는 양식과 명단 관리 방법을 다룹니다. 참가비의 정산은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
신청서 양식, 명단 파일, 마감 일정, 보호자 동의서, 취소 기준 안내문이 필요합니다. 신청 접수와 명단 관리는 수련회 서기가 하고, 확정은 수련회 총괄이 합니다. 건강 정보는 안전 담당만 볼 수 있게 따로 보관합니다.
진행 순서
- 수련회 서기가 이름, 연락처, 보호자 연락처, 알레르기와 건강 상태, 이동 방법을 받는 신청서를 만듭니다.
- 신청 마감일과 취소 기준, 환불 기준을 신청서 맨 위에 적어 모두 같은 안내를 받게 합니다.
- 신청서를 한 곳에서만 받고 접수될 때마다 명단 파일에 한 줄씩 추가해 번호를 붙입니다.
- 마감일에 수련회 총괄이 명단을 검토해 중복과 빠진 정보를 확인하고 참가를 확정합니다.
- 확정한 명단을 숙소 담당, 이동 담당, 식사 담당에게 필요한 항목만 나누어 전달합니다.
- 마감 뒤 변경이 생기면 수련회 서기에게만 알리도록 하고 서기가 명단에 변경 날짜와 이유를 적습니다.
결정: 마감 뒤에 신청하려는 사람은 숙소와 이동에 여유가 있을 때만 받고, 여유가 없으면 대기 명단에 올려 취소가 생길 때 알립니다.
교회별로 정할 것
참가 신청을 온라인으로 받을지 종이로 받을지와 건강 정보를 어디까지 받을지는 교회마다 다릅니다. 보호자 동의서의 양식과 미성년자의 신청을 보호자가 대신하는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 신청서에 필요한 정보 칸이 모두 있다. | 양식 작성 때 | 수련회 서기 |
| 마감일과 취소 기준이 안내되어 있다. | 신청 받기 전 | 수련회 서기 |
| 신청이 한 곳에서 접수되고 있다. | 신청 기간 | 수련회 서기 |
| 마감일에 명단이 확정되었다. | 마감 당일 | 수련회 총괄 |
| 담당자별로 필요한 항목만 전달되었다. | 확정 후 이틀 안 | 수련회 서기 |
자주 생기는 예외
- 신청서에 알레르기나 질병이 적혀 있으면 안전 담당이 따로 보호자에게 연락해 자세한 상황과 준비할 약을 확인합니다.
- 한 가족이 여럿 신청하면서 일부만 참가한다고 바꾸면 변경 사실을 서기가 가족 전체의 줄에 적어 숙소 배정에 반영되게 합니다.
- 신청 후 연락이 닿지 않는 참가자는 두 번 연락해 보고 답이 없으면 대기 명단의 사람에게 기회를 줍니다.
- 외부 손님을 초대하려는 경우 총괄의 허락을 먼저 받고 명단에 손님 표시를 하여 참가비와 숙소를 따로 계산합니다.
- 참가비를 낸 뒤 취소하는 경우 환불 기준표에 따라 처리하며 예외는 총괄이 서면으로 승인합니다.
- 청소년의 신청은 보호자 동의서를 받은 뒤에만 명단에 올리고, 동의서가 없는 신청은 임시로만 기록합니다.
- 명단을 대화방에 그대로 올리면 개인정보가 퍼지므로 필요한 부분만 개별 전달하고 전체 명단은 담당자끼리만 봅니다.
- 신청서의 양식을 바꾸어야 할 때는 이미 받은 신청과 새 양식 항목이 달라지지 않도록 바꾸는 날짜를 정해 알립니다.
