이런 상황에 필요합니다
회의 진행자가 참석자가 준비할 안건과 자료를 회의 전에 묶어 전달할 때 씁니다. 준비물은 회의 목적, 안건 제안, 결정이 필요한 항목입니다. 회의 시간을 배분하고 사전 확인을 받을 수 있습니다.
준비물과 담당자
회의에서 결정하거나 공유할 목적을 구분합니다. 안건마다 제안자와 필요한 자료를 확인합니다. 결정에 필요한 참석 범위를 책임자와 맞춥니다.
진행 순서
진행자는 안건을 결정·논의·보고 유형으로 묶고, 예상 소요 시간과 자료 위치를 붙여 초안을 만듭니다. 결정: 안건 추가 마감과 최종 배포 책임자를 정해 초대 대상자에게 같은 버전을 보냅니다. 참석자는 자료를 확인하고 결정 전에 필요한 질문이나 보완자료를 회신합니다.
교회별로 정할 것
정족수나 의결 요건이 적용되는 회의라면 소속 기관의 정관·내부 규정에 있는 담당자 확인을 거쳐 안내합니다. 공개 범위가 다른 안건은 배포 문서와 보관 위치를 분리할지 주관자가 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 목적과 결정 항목의 구분 | 안건 수합 시 | 회의 진행자 |
| 사전 자료의 위치·버전 | 배포 전 | 자료 담당 |
| 참석 범위와 추가 안건 마감 | 초대 전 | 회의 주관자 |
자주 생기는 예외
- 자료가 준비되지 않은 안건은 배경과 필요한 추가 작업을 적고 이번 회의의 결정 안건인지 다시 판단합니다.
- 참석자 요청으로 안건이 늘면 회의 시간과 다른 안건의 우선순위를 주관자가 조정합니다.
