이런 상황에 필요합니다
회의 뒤 실행 담당자나 회의 주관자가 결정 사항을 업무 완료까지 이어갈 때 씁니다. 준비물은 확정 회의록, 담당 역할, 목표 시점과 결과물 정의입니다. 보류·진행·완료 상태를 구분해 다음 확인을 예약할 수 있습니다.
준비물과 담당자
회의록에서 확정된 실행 항목만 추립니다. 담당·결과물·기한이 빠진 줄을 따로 표시합니다. 다음 확인 책임자와 확인일을 정합니다.
진행 순서
후속 담당자는 실행 항목을 상태별로 정리하고 결과물이 확인될 때 완료로 바꿉니다. 결정: 기한이 지났거나 전제 조건이 바뀐 항목은 혼자 완료 처리하지 말고 주관자에게 새 일정 또는 재논의 여부를 요청합니다. 다음 회의 전에 미결 항목과 의사결정 요청을 분리해 배포합니다.
교회별로 정할 것
업무 추적표에 회의 내용 전체를 복제할 필요는 없습니다. 공유 범위와 보관 위치는 조직이 정한 문서 관리 방식에 맞추고 민감한 배경은 필요한 담당자만 확인하게 합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 실행 항목의 담당·결과물 | 회의록 접수 시 | 기록 담당 |
| 지연·전제 변경 여부 | 예정일 전 점검 | 실행 담당 |
| 완료 근거와 미결 요청 | 후속 회의 전 | 회의 주관자 |
자주 생기는 예외
- 여러 팀이 함께 하는 항목은 한 명의 조정 담당을 두고 각 팀의 세부 업무를 연결합니다.
- 결정이 바뀌면 과거 결정을 지우지 말고 변경 회의와 새 기준을 추적할 수 있게 기록합니다.
