이런 상황에 필요합니다
행사 기록 담당자가 종료 뒤 다음 운영에 필요한 자료를 분류할 때 사용합니다. 준비물은 행사 계획서, 배포 자료 목록, 실제 운영 결과와 보관 담당자입니다. 다음 담당자가 맥락을 찾을 수 있는 기록 묶음을 정리할 수 있습니다.
준비물과 담당자
계획·안내·결과·후속 자료를 구별해 목록화합니다. 자료별 담당자와 저장 위치를 확인합니다. 보관 필요와 접근 범위의 검토자를 지정합니다.
진행 순서
기록 담당자는 실제 생성된 자료와 예정 목록을 대조해 누락·중복을 표시하고, 파일명에 행사와 버전을 알아볼 수 있는 값을 넣습니다. 결정: 어떤 자료를 얼마나 보관할지는 임의로 정하지 말고 교회 문서 관리 책임자에게 확인해 목록에 기준과 검토일을 기록합니다. 정리 후 다음 담당자가 경로를 열 수 있는지 확인합니다.
교회별로 정할 것
회계·계약·참석자 정보가 든 자료는 일반 행사 기록과 같은 폴더에 무심코 합치지 말고, 접근 권한과 보존 기준을 해당 책임자에게 확인합니다. 기록에 사진이나 개인 식별 자료가 필요하지 않다면 목록에는 파일 존재와 담당만 표시합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 생성 자료와 목록의 차이 | 행사 종료 후 취합 시 | 기록 담당 |
| 보관 기준·접근 권한 | 저장 전 | 문서 관리 책임자 |
| 경로와 파일 열림 여부 | 인계 전 | 후임 담당자 |
자주 생기는 예외
- 자료가 개인 기기에만 남아 있으면 소유자와 조직 보관 위치를 정해 원본 이동 여부를 확인합니다.
- 보관 여부가 불명확한 파일은 삭제하거나 장기 저장하지 말고 판단 책임자와 결정일을 기록합니다.
관련 서식은 document-archive-list이며, 다음으로 document-revision-history 가이드를 확인합니다.
작성자: ChurchWiz 편집팀 검토자: 원앤원 에이전시 검토 전 수정일: 2026-09-30 적용 범위: 초교파 일반 실무에서 행사 기록의 목록화와 인계를 다루며, 보존 기준은 문서 관리 책임자가 확인합니다.