이런 상황에 필요합니다
회의 기록 담당자가 논의 내용을 나중에 실행할 수 있는 결정과 업무로 정리해야 할 때 참고합니다. 회의록은 발언을 모두 받아 적는 문서가 아닙니다. 안건마다 어떤 결론이 났는지, 누가 무엇을 언제까지 할지, 아직 결정되지 않은 것은 무엇인지 구분해 기록합니다.
준비물과 담당자
회의 목적과 안건, 참석 범위, 참고 자료, 기록 담당자, 회의 후 승인·공유 대상자를 확인합니다. 진행자는 안건 순서와 결정 여부를 정리하고, 기록자는 제안·논의·결정을 구분해 적습니다. 실행 책임자는 담당자와 완료 목표일이 맞는지 확인합니다. 민감한 상담 내용이나 참석자 연락처를 일반 회의록에 옮길 필요가 있는지 교회 내부 기준을 확인합니다.
진행 순서
- 회의 전 기본값 기입: 회의명, 날짜, 시작·종료 시각, 장소 또는 접속 경로, 기록 책임자를 먼저 작성합니다. 참석 범위는 목적에 맞게 필요한 만큼만 기록합니다.
- 안건별 메모 구분: 각 안건 아래에 사실 자료, 논의 쟁점, 제안 내용을 서로 다른 칸에 둡니다. 의견을 낸 사람 이름은 후속 확인에 필요할 때만 적습니다.
- 결정 문장 확정: 진행자가 안건을 닫을 때 결정된 내용과 보류된 내용을 소리 내어 요약하도록 요청합니다. 합의되지 않은 제안은 결정 목록으로 옮기지 않습니다.
- 실행 항목 분리: 담당 역할, 결과물, 목표일, 완료 확인자를 한 줄에 붙입니다. 담당이나 기한이 정해지지 않으면 회의 중 확인할 사람을 정합니다.
- 회의 뒤 사실 검토: 기록자는 결정 책임자에게 문구와 기한을 확인받습니다. 수정 요청은 근거와 함께 반영하고 버전과 수정일을 남깁니다.
- 공유·추적: 확정본을 합의된 참석자와 실행 담당자에게 보냅니다. 다음 회의에서 미완료 항목을 별도 목록으로 이어서 확인합니다.
결정: 회의별 공유 범위와 보관 위치는 기록 책임자가 회의 주관자와 합의해 정합니다.
교회별로 정할 것
회의록에 포함할 참석 범위와 의결 절차는 해당 회의에 적용되는 교회 내부 규정과 책임자의 안내를 따릅니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 회의 기본 정보와 기록 담당자가 문서 첫 부분에 있다. | 기록 승인 전 | 기록 책임자 |
| 안건별 논의 요약과 확정 결정이 다른 칸에 기록되었다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
| 결정이 보류된 안건에 다음 검토 시점이 붙어 있다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
| 실행 건마다 담당 역할과 목표일이 빠지지 않았다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
| 회의 책임자가 최종 기록을 확인했다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
| 공유 대상이 해당 업무를 실행하거나 확인할 사람으로 한정되었다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
| 다음 회의에서 다시 볼 항목을 캘린더나 목록에 연결했다. | 관련 단계 완료 시 | 기록 책임자 |
자주 생기는 예외
- 회의 중 결론이 나지 않음: 상반된 의견을 결론처럼 묶지 말고, 보류 이유와 다음 판단에 필요한 자료를 기록합니다.
- 회의 후 담당자가 배정되지 않음: 문서만 배포해 끝내지 말고 진행자에게 담당 지정이 필요한 항목을 표시해 회신을 요청합니다.
