이런 상황에 필요합니다
단체 문자를 보냈는데 받으면 안 되는 사람에게 같은 내용이 가거나, 같은 문자가 두 번 발송되어 항의가 오는 경우가 있습니다. 한 번 보낸 문자는 되돌릴 수 없어 발송 전의 점검이 거의 유일한 방어선입니다. 이 안내는 단체 문자와 알림 메시지를 보내기 전후에 확인할 내용을 다룹니다. 문자 서비스의 가입과 요금은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
수신자 목록, 수신 거부 목록, 승인된 문안, 발송 기록표가 필요합니다. 발송은 공지 담당이 하고, 문안과 대상의 확인은 승인 담당이 합니다. 답장을 받는 담당자도 미리 정해 연락처를 문안에 적습니다.
진행 순서
- 공지 담당이 보낼 대상을 부서나 모임 단위로 정하고 수신자 목록을 최신 상태로 불러옵니다.
- 수신 거부 목록에 있는 사람을 목록에서 빼고 남은 인원 수를 발송 기록표에 적습니다.
- 승인 담당이 문안에 날짜와 장소, 문의처가 맞게 있는지와 오탈자가 없는지 읽어 확인합니다.
- 발송 전에 공지 담당 본인의 번호로 시험 문자를 먼저 보내 줄바꿈과 링크가 의도대로 보이는지 봅니다.
- 정해진 시각에 발송하고 발송이 끝나면 성공과 실패 수를 기록표에 적습니다.
- 답장을 받는 담당자가 정한 시간 동안 답을 모아 질문이 많은 항목은 전체 안내로 다시 보냅니다.
결정: 발송 전 한 가지라도 확인되지 않은 항목이 있으면 보내지 않고, 확인한 뒤 다시 승인을 받아 발송합니다.
교회별로 정할 것
단체 문자를 어느 모임까지 보낼 수 있는지와 하루에 보낼 수 있는 횟수는 교회마다 다릅니다. 수신 동의를 받는 방식과 늦은 밤 발송을 금지하는 시간대도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 수신자 목록이 최신 상태다. | 발송 전날 | 공지 담당 |
| 수신 거부 목록의 사람을 뺐다. | 발송 전 | 공지 담당 |
| 문안을 승인 담당이 읽었다. | 발송 전 | 승인 담당 |
| 시험 문자를 보냈다. | 발송 직전 | 공지 담당 |
| 성공과 실패 수를 기록했다. | 발송 직후 | 공지 담당 |
자주 생기는 예외
- 실패한 번호가 있으면 번호가 바뀌었을 수 있으므로 담당 부서에 새 번호를 확인한 뒤 같은 문안으로 다시 보내지 말고 개별 연락합니다.
- 잘못된 내용을 이미 보냈다면 가능한 빨리 정정 문자를 보내고 어떤 부분이 잘못되었는지 짧게 알립니다.
- 수신 거부를 요청한 사람에게는 정중히 확인했다는 답을 보내고 이후 단체 문자 목록에서 빼도록 기록합니다.
- 어린이나 청소년에게 직접 보내지 않고 보호자에게 보내도록 대상을 정하고 연락처 확인을 받습니다.
- 밤늦게 발송되는 것을 막기 위해 예약 발송은 아침 아홉 시 이후 저녁 아홉 시 이전으로만 설정합니다.
- 알림 앱을 쓰면 받는 사람이 알림을 껐을 수 있으니 중요한 내용은 문자나 전화로도 한 번 더 알립니다.
- 발송 기록표는 한 달에 한 번 정리해 같은 문안이 중복으로 나간 적이 있는지 살피고 다음 달 발송 계획에 반영합니다.
- 외부 업체를 통해 발송하는 경우 업체에 넘기는 번호 목록의 보관 기간과 삭제 방법을 계약서에 확인합니다.
- 발송 직후 받은 사람이 문자를 받지 못했다고 알려 오면 번호가 목록에 있는지와 수신 거부 상태인지 확인하고, 사정을 알려 드린 뒤 개별로 같은 내용을 전합니다.
- 단체 문자의 말투는 교회의 평소 공지와 같게 하고, 광고처럼 보이는 표현은 피해 받는 사람이 스팸으로 오해하지 않게 합니다.
