이런 상황에 필요합니다
같은 수련회 공지를 홈페이지에는 길게, 단체 대화방에는 짧게 올렸는데 날짜가 서로 다르게 적혀 문의가 몰린 경우가 있습니다. 채널마다 따로 쓰다 보면 어느 쪽이 기준인지 알 수 없게 됩니다. 이 안내는 하나의 기준 문안에서 채널별 문안을 만드는 방법을 다룹니다. 공지문을 처음 쓰는 방법은 공지문 작성 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
기준 문안 파일, 채널별 문안 양식, 각 채널의 글자 수 제한 메모가 필요합니다. 기준 문안과 채널별 문안은 공지 담당이 쓰고, 승인은 승인 담당이 합니다. 채널별로 올리는 사람이 다를 수 있으므로 기준 문안을 한 곳에 보관합니다.
진행 순서
- 공지 담당이 기준 문안에 대상, 날짜와 시각, 장소, 신청 방법, 문의처를 순서대로 완성해 적습니다.
- 홈페이지용은 기준 문안에 배경 설명과 준비물을 덧붙여 제목과 소제목을 달아 올립니다.
- 단체 대화방용은 날짜, 장소, 신청 링크만 앞세운 세 줄 안팎으로 줄이고 자세한 내용은 홈페이지 주소를 붙입니다.
- 문자 메시지용은 사십 자 안팎에 날짜와 행사 이름, 문의 번호만 담고 링크는 짧은 주소로 바꿉니다.
- 채널마다 날짜와 장소가 기준 문안과 같은지 공지 담당이 읽어 비교하고 승인 담당이 최종 확인합니다.
- 게시한 날짜와 채널, 올린 사람을 기준 문안 파일 아래 표에 적어 둡니다.
결정: 채널별 문안이 기준 문안과 다르면 기준 문안을 먼저 고치고 그에 맞춰 모든 채널의 문안을 다시 올립니다.
교회별로 정할 것
어느 채널을 기본 채널로 삼을지는 성도의 연령과 이용 습관에 따라 다릅니다. 문자 메시지를 쓸지, 채널별로 사진을 어떻게 다룰지, 대화방에 올릴 수 있는 사람의 범위도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 기준 문안에 다섯 가지 정보가 있다. | 문안 작성 때 | 공지 담당 |
| 홈페이지용 문안에 소제목이 있다. | 홈페이지 게시 전 | 공지 담당 |
| 대화방용 문안이 세 줄 안팎이다. | 대화방 게시 전 | 공지 담당 |
| 문자용 문안이 사십 자 안팎이다. | 문자 발송 전 | 공지 담당 |
| 채널별 게시 기록이 표에 있다. | 게시 직후 | 공지 담당 |
자주 생기는 예외
- 문자 메시지에 링크를 넣을 수 없는 환경이면 홈페이지 주소 대신 교회 대표 번호와 찾는 방법을 간단히 적습니다.
- 대화방에 올린 공지에 질문이 몰리면 대화방에서 답하지 말고 문의처를 알리는 한 줄을 고정해 두고 개별로 안내합니다.
- 홈페이지의 글자 크기가 작아 어르신이 읽기 어렵다는 의견이 있으면 중요한 내용은 큰 글씨로 따로 올립니다.
- 채널마다 날짜 표기 방식이 달라 혼동되면 요일과 날짜를 함께 쓰고 같은 형식으로 통일합니다.
- 채널 중 하나가 장애로 열리지 않을 때는 다른 채널에 장애 사실과 대체 확인 방법을 알립니다.
- 사진이 들어간 공지는 채널마다 크기가 달라 글이 잘릴 수 있으니 중요한 글자는 사진 안에 넣지 않고 본문에 씁니다.
- 외부 단체의 행사 공지는 교회 공지와 구별되도록 제목에 단체 이름을 앞세우고 문의처를 외부 단체로 적습니다.
- 한꺼번에 여러 공지가 올라가면 순서가 뒤섞이지 않도록 가장 급한 공지를 앞에 두고 나머지는 제목으로 구분합니다.
- 채널마다 올리는 사람이 다를 때는 기준 문안 파일의 최신 수정 날짜를 먼저 보고 옮기도록 하여, 이전 판을 베껴 올리는 일을 막습니다.
