이런 상황에 필요합니다
폭설로 주일 예배 시간이 바뀌었을 때 여러 사람이 각자 대화방에 서로 다른 시각을 올려 성도들이 혼란을 겪은 경우가 있습니다. 급하다는 이유로 확인 없이 올리면 틀린 정보가 퍼지고 고치려는 공지가 더 큰 혼란을 부릅니다. 이 안내는 긴급 공지를 올리는 순서와 책임을 정하는 방법을 다룹니다. 재난 대응 전체는 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
긴급 공지 문안 양식, 승인자 연락처, 채널별 계정 접근 권한, 최근 공지 목록이 필요합니다. 문안은 공지 담당이 쓰고, 승인은 교역자나 총무가 합니다. 긴급 공지의 채널과 순서를 미리 정해 한 장에 적어 둡니다.
진행 순서
- 긴급 상황이 생기면 공지 담당이 먼저 승인자에게 연락해 무엇이 바뀌었는지 사실을 확인합니다.
- 공지 담당이 날짜와 시각, 장소, 바뀐 이유, 문의처 네 가지를 한 문장씩 적은 짧은 문안을 만듭니다.
- 승인자가 문안을 읽고 사실이 맞는지 확인한 뒤 승인한다는 답을 보내면 승인을 받은 것으로 합니다.
- 가장 많이 확인하는 채널 한 곳에 먼저 올리고 이어서 다른 채널에 같은 문장으로 올립니다.
- 올린 뒤 십 분 안에 성도 몇 사람에게 공지가 보이는지 확인하고 전달이 안 된 채널이 있으면 다시 올립니다.
- 상황이 바뀌면 새 글을 올리지 않고 처음 올린 글을 고쳐 최신 정보만 남기고 수정 시각을 적습니다.
결정: 확인되지 않은 정보는 올리지 않고 확인 중이라는 사실만 알리며, 확인되는 대로 같은 글에서 갱신한다고 안내합니다.
교회별로 정할 것
긴급 공지를 올릴 수 있는 사람의 범위와 승인이 어려운 시간에 누가 대신하는지는 교회마다 다릅니다. 문자 메시지나 전화로 알릴 대상의 범위와 어르신에게 알리는 방법도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 승인자에게 사실을 확인했다. | 긴급 상황 직후 | 공지 담당 |
| 문안에 네 가지 정보가 있다. | 문안 작성 때 | 공지 담당 |
| 승인자의 승인 답이 있다. | 게시 전 | 승인 담당 |
| 채널 모두에 같은 문장이 올라갔다. | 승인 후 십 분 안 | 공지 담당 |
| 수정 시각이 글에 적혀 있다. | 상황이 바뀐 직후 | 공지 담당 |
자주 생기는 예외
- 승인자가 연락되지 않을 때는 미리 정한 대리 승인자에게 연락하고, 그도 닿지 않으면 확인된 사실만 짧게 올립니다.
- 다른 사람이 먼저 비공식 정보를 퍼뜨렸다면 공식 공지에서 정확한 사실을 알리고 이전 정보와 다르면 바로잡는다고 적습니다.
- 공지가 올라간 뒤 사실이 틀렸음을 알게 되면 지우지 말고 같은 글에 정정한다고 알리고 정정 시각을 적습니다.
- 인터넷을 쓰지 않는 어르신에게는 전화 연락 담당을 정해 부서별로 나누어 알립니다.
- 긴급 공지가 늦은 밤이나 이른 아침에 올라가면 알림이 울려 불편할 수 있으므로 알림 설정 가능 여부를 확인합니다.
- 긴급 상황이 끝나면 정상으로 돌아왔다는 안내를 같은 글에 덧붙여 성도들이 계속 걱정하지 않게 합니다.
- 긴급 공지의 문안과 올린 시각, 채널은 사건 기록과 함께 보관해 나중에 같은 상황에서 참고합니다.
- 외부 기관의 지시에 따른 변경이라면 기관의 이름과 근거 문서를 책임자가 확인하고 공지에는 기관명만 간단히 적습니다.
- 긴급 공지에 쓰는 문안 양식을 미리 만들어 두고 빈칸만 채우게 하면 급한 순간에도 빠뜨리는 정보 없이 문안을 만들 수 있습니다.
