이런 상황에 필요합니다
담당자가 바뀌는데 업무용 이메일, 홈페이지 관리 화면, 공유 폴더, 단체 메시지방이 전임자 개인 계정에 묶여 있을 때 씁니다. 전임자가 떠난 뒤에야 로그인이 안 된다는 사실을 알게 되면 주보 발송이나 공지 게시가 하루씩 밀립니다. 이 안내는 계정의 주인을 사람에서 직책으로 옮기는 순서를 다룹니다. 계정 목록 자체를 새로 만드는 일은 인수인계 항목 정리 안내에서 다룹니다.
준비물과 담당자
전임자는 자신이 쓰는 계정과 접근 대상을 한 줄씩 적은 목록을 만듭니다. 후임자는 새 계정을 받을 메일 주소를 정합니다. 계정을 열고 닫는 권한이 있는 사람, 보통 행정 간사나 해당 부서 책임자가 승인합니다. 목록에는 서비스 이름, 용도, 현재 주인, 후임자에게 필요한 권한 수준만 적고 비밀번호는 적지 않습니다.
진행 순서
- 전임자가 쓰는 계정과 폴더를 모두 꺼내 한 장에 정리합니다. 휴대전화에 저장된 단체방도 포함합니다.
- 항목마다 직책 공용 계정으로 옮길지, 후임자 개인 계정에 권한을 줄지 정합니다.
- 승인 책임자에게 후임자 계정 추가를 요청하고, 요청한 날짜를 목록에 적습니다.
- 후임자가 직접 로그인해 보고, 해당 업무 화면까지 들어가는지 확인합니다.
- 모두 확인되면 전임자 권한을 줄이거나 닫는 날짜를 정해 목록에 적습니다.
- 닫은 다음 날 후임자가 평소 하던 발송이나 게시를 한 번 해 봅니다.
결정: 직책 공용 계정이 이미 있으면 그것을 쓰고, 개인 계정에만 걸린 항목은 후임자 개인 권한으로 옮깁니다.
교회별로 정할 것
계정 공유를 허용하는지, 이중 인증을 쓰는 서비스의 인증 수단을 누구 기기에 두는지는 교회마다 다릅니다. 전임자가 겸직으로 계속 교회에 남는 경우 권한을 얼마나 유지할지도 미리 정해야 합니다. 외부 업체에 맡긴 홈페이지 관리 권한은 업체와의 계약 조건을 먼저 확인합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 전임자가 쓰던 계정과 폴더가 목록에 모두 올라 있다. | 인수인계 첫 만남 | 전임자 |
| 항목마다 옮길 방식이 정해져 있다. | 목록 작성 직후 | 부서 책임자 |
| 후임자가 새 권한으로 직접 로그인해 보았다. | 권한 부여 당일 | 후임자 |
| 전임자 권한을 닫는 날짜가 적혀 있다. | 로그인 확인 직후 | 행정 간사 |
| 닫은 뒤 후임자가 평소 업무를 한 번 처리했다. | 닫은 다음 날 | 후임자 |
자주 생기는 예외
- 전임자 휴대전화 번호로만 인증되는 서비스가 있으면 인증 번호 변경을 서비스 쪽에 먼저 요청하고, 그동안은 전임자와 통화로 처리합니다.
- 후임자가 아직 정해지지 않았으면 권한을 닫지 말고 부서 책임자를 임시 담당으로 목록에 적어 둡니다.
- 외부 업체가 관리하는 화면은 교회가 직접 계정을 만들 수 없을 수 있으니, 업체 담당자에게 후임자 이름으로 변경 요청을 보냅니다.
- 단체 메시지방에 전임자가 방장으로 되어 있으면 방장 권한을 후임자에게 넘긴 뒤에 전임자가 나가야, 방이 사라지거나 초대가 막히는 일을 피합니다.
- 교회 이름으로 가입한 외부 서비스의 결제 수단이 전임자 개인 카드라면 후임자가 쓰기 전에 결제 수단부터 교회 계좌로 바꿉니다. 이 일은 재정 담당과 날짜를 맞춰 진행합니다.
- 업무 메일을 후임자 계정으로 자동 전달하도록 설정해 두면 전임자 앞으로 오던 문의를 놓치지 않지만, 전달 기간을 석 달 안으로 정해 두고 끝날 때 보낸 사람들에게 새 주소를 알립니다.
