이런 상황에 필요합니다
전임자가 늘 전화 한 통으로 해결하던 일을 후임자는 누구에게 연락해야 하는지 몰라 멈추는 경우에 씁니다. 주보를 인쇄하던 곳, 에어컨을 점검하던 업체, 버스를 빌리던 곳의 번호가 전임자 휴대전화에만 있으면 급한 때에 아무도 찾지 못합니다. 이 안내는 외부 연락처를 개인 번호부에서 부서 공용 목록으로 옮기는 방법을 다룹니다.
준비물과 담당자
전임자는 휴대전화 연락처와 명함, 최근 거래 서류에서 교회 일로 연락한 곳을 골라냅니다. 후임자는 정리된 표를 받아 읽고 모르는 곳을 되묻습니다. 부서 책임자는 연락처를 공용 목록에 올릴지 정합니다. 표의 열은 업체 이름, 맡기던 일, 담당자 이름과 번호, 마지막 연락 시기, 결제 방식입니다.
진행 순서
- 전임자가 최근 일 년 안에 연락한 외부 연락처를 모두 표에 옮깁니다.
- 항목마다 무슨 일을 맡기던 곳인지 한 줄로 적습니다. 업체 이름만으로 용도를 알 수 없는 곳이 많습니다.
- 결제 방식과 교회에서 승인하던 사람을 같이 적습니다. 견적을 받을 때 누구 결재가 필요한지가 여기서 갈립니다.
- 후임자가 자주 쓸 곳을 먼저 골라 전임자와 같이 전화나 메일로 첫 인사를 합니다.
- 담당자가 바뀐 사실을 상대가 확인하면 표의 담당자 칸에 후임자 이름을 적습니다.
- 표를 부서 공용 폴더에 올리고 위치를 책임자에게 알립니다.
결정: 연락한 지 일 년이 넘은 곳은 표에서 지우지 않고 별도 구간에 옮겨, 필요할 때 다시 찾을 수 있게 둡니다.
교회별로 정할 것
개인 휴대전화 번호를 공용 목록에 올려도 되는지는 당사자 동의가 필요합니다. 교회가 거래처를 등록제로 운영하면 새 업체 추가를 누가 승인하는지도 확인해야 합니다. 사례비를 현금으로 주고받던 관행이 있으면 그 방식을 목록에 적을지 책임자와 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 일 년 안에 연락한 외부 곳이 표에 모두 있다. | 인수인계 둘째 주 | 전임자 |
| 항목마다 맡기던 일과 마지막 연락 시기가 적혀 있다. | 표 작성 직후 | 전임자 |
| 자주 쓰는 업체에 후임자가 첫 인사를 했다. | 인계 후 이 주 안 | 후임자 |
| 결제 방식과 승인하는 사람이 적혀 있다. | 표 작성 직후 | 행정 간사 |
| 표가 부서 공용 폴더에 올라 있다. | 인계 마감일 | 후임자 |
자주 생기는 예외
- 업체 담당자 본인이 퇴사했거나 번호가 바뀌었으면 대표 번호로 걸어 새 담당을 확인하고 표를 고칩니다.
- 전임자만 아는 비공식 도움, 예를 들어 성도가 호의로 해 주던 일은 별도 줄로 적되 부탁 여부는 후임자가 본인에게 직접 묻습니다.
- 계약서가 전임자 이름으로 되어 있으면 이름 변경이 필요한지 행정 간사가 업체에 확인합니다.
- 같은 업체의 지점이 여럿이면 교회에서 늘 가던 지점과 담당자 이름을 적어 두어, 후임자가 대표 번호로 걸어 처음부터 설명하는 일을 줄입니다.
- 연락처 표에 업체가 알려 준 단가나 견적 금액을 적었다면 받은 날짜를 함께 적어야 합니다. 몇 해 전 가격을 지금 가격으로 오해하면 예산 계획이 어긋납니다.
- 후임자가 첫 통화를 부담스러워하면 전임자가 메일이나 문자로 후임 소개를 먼저 보내고, 통화는 그다음에 걸게 합니다.
- 교회와 오래 거래한 업체가 문을 닫았다면 대체 업체를 찾은 날짜와 이유를 표에 한 줄 남깁니다. 다음 담당자가 같은 업체를 다시 찾느라 시간을 쓰지 않습니다.
