이런 상황에 필요합니다
후임자가 처음 출근한 날 사무실은 열었지만 창고 열쇠가 전임자 가방에 있거나, 소모품이 다 떨어졌는데 어디에서 주문하는지 모를 때 씁니다. 눈에 보이는 물건은 인계에서 가장 쉽게 빠집니다. 이 안내는 열쇠, 출입 카드, 비품, 소모품을 현장에서 함께 확인하고 넘기는 순서를 다룹니다.
준비물과 담당자
전임자는 자신이 가진 열쇠와 카드, 보관 중인 비품을 모두 책상 위에 꺼내 놓습니다. 후임자는 확인표를 들고 하나씩 대조합니다. 시설을 총괄하는 간사가 열쇠 복사 이력과 카드 등록 정보를 관리하므로 입회합니다. 확인표에는 물건 이름, 개수, 보관 위치, 상태 네 가지를 적습니다.
진행 순서
- 전임자와 후임자가 같은 시간에 만나 열쇠와 카드를 하나씩 확인합니다. 어느 문의 열쇠인지 직접 열어 보며 표시합니다.
- 열쇠 복사본이 있으면 누가 가졌는지 적습니다. 모르는 복사본은 간사에게 확인을 요청합니다.
- 출입 카드는 등록 이름을 후임자로 바꾸도록 간사에게 요청하고, 변경 날짜까지 카드 정보에 적습니다.
- 비품은 창고와 사무실을 함께 돌며 개수를 셉니다. 장부와 다르면 차이를 표에 적습니다.
- 소모품은 남은 양과 한 달에 쓰는 양을 대략 적고, 주문하던 곳과 담당자를 옆에 적습니다.
- 표 두 장에 양쪽이 서명하고 하나씩 보관합니다.
결정: 장부와 개수가 다른 비품은 이번 인계에서 원인을 찾지 않고 차이로 기록한 뒤 간사가 정리합니다.
교회별로 정할 것
열쇠를 개인이 소지하는지, 사무실 보관함에 두는지는 건물 보안 방침에 따라 다릅니다. 비품 장부가 없는 교회는 이번 인계를 장부를 처음 만드는 기회로 삼을 수 있습니다. 소모품 주문에 필요한 결재 단계도 교회마다 달라, 후임자가 첫 주문 전에 확인해야 합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 열쇠와 카드를 직접 열어 보며 하나씩 대조했다. | 인계 당일 | 후임자 |
| 열쇠 복사본을 가진 사람이 기록되어 있다. | 인계 당일 | 행정 간사 |
| 출입 카드 등록 이름이 후임자로 바뀌었다. | 인계 후 이 주 안 | 행정 간사 |
| 비품 개수와 장부의 차이가 표에 적혀 있다. | 인계 당일 | 전임자 |
| 소모품 남은 양과 주문처가 적혀 있다. | 인계 당일 | 전임자 |
| 확인표에 양쪽 서명이 있다. | 인계 마감일 | 후임자 |
자주 생기는 예외
- 전임자가 열쇠를 잃어버렸다고 하면 문 자물쇠 교체 필요 여부를 간사가 판단하고, 그동안은 보관함의 예비 열쇠를 씁니다.
- 소모품이 한꺼번에 떨어진 상태라면 후임자가 첫 주문을 맡되 이번 주 주보 용지와 복사 토너를 먼저 확보합니다.
- 비품이 다른 부서에 빌려 나가 있으면 빌린 곳과 날짜를 표에 적고 반환 날짜를 정합니다.
- 주일 아침에만 쓰는 열쇠는 평일에 한 번도 쓰지 않아 인계에서 빠지기 쉽습니다. 헌금함, 방송실, 주방 창고처럼 주일에만 여는 곳을 따로 한 줄씩 적어 둡니다.
- 비품 중 고장 난 것을 그대로 두고 있다면 고장 사실과 날짜를 표에 적고, 수리할지 버릴지를 후임자가 책임자와 정합니다. 고장 난 물건이 상태 칸 없이 개수에만 들어가면 필요할 때 쓸 수 없습니다.
- 개인 돈으로 산 비품은 교회 소유인지 개인 소유인지 전임자가 말하게 하고, 교회 소유로 돌릴 때는 간사가 영수증과 함께 장부에 올립니다.
