이런 상황에 필요합니다
주일 주보 마감, 수요 모임 안내, 행사 신청 접수 정리가 같은 목요일에 겹치는 주가 있습니다. 한 사람이 모두 끝내려다 세 가지가 모두 늦어지는 일이 흔합니다. 이 안내는 마감이 충돌했을 때 감정이나 순서에 끌려가지 않고 영향이 큰 일부터 정하는 방법을 다룹니다. 주간 계획을 처음 세우는 방법은 주간 업무 계획 안내를 따르고, 여기서는 이미 계획이 겹쳐 버린 뒤의 조정만 다룹니다.
준비물과 담당자
마감이 걸린 일의 목록, 각 일을 요청한 사람, 늦었을 때 생기는 일을 적은 메모가 필요합니다. 조정은 일정 담당자가 맡고, 우선순위가 갈리면 부서 책임자가 결정합니다. 요청자에게는 조정 결과를 일정 담당자가 직접 알립니다. 목록은 일 이름, 마감, 늦으면 생기는 일, 미룰 수 있는 정도 네 칸이면 됩니다.
진행 순서
- 일정 담당자가 겹친 마감을 모두 한 표에 올립니다. 이번 주 안에 끝나야 하는 것과 다음 주로 넘어가도 되는 것을 구분합니다.
- 항목마다 늦으면 누가 어떤 불편을 겪는지 한 줄로 적습니다. 예배 당일에 쓰는 자료는 이 칸에서 가장 위로 올라옵니다.
- 늦으면 당일 사용이 막히는 일부터 순서를 매기고, 나머지는 영향이 작은 순으로 이어 붙입니다.
- 미뤄야 하는 항목은 요청자에게 연락해 가능한 새 날짜를 함께 정합니다. 담당자가 혼자 새 날짜를 통보하지 않습니다.
- 조정 결과를 표에 적고 관련된 사람들이 보는 곳에 올립니다.
- 마감 당일 아침 일정 담당자가 첫 항목이 진행 중인지 한 번 확인합니다.
결정: 예배 당일에 쓰는 자료는 다른 일보다 먼저 끝내고, 나머지 항목끼리 겹치면 요청한 날짜가 가장 먼저인 쪽을 앞에 둡니다.
교회별로 정할 것
우선순위를 정하는 사람이 일정 담당자인지 부서 책임자인지는 교회마다 다릅니다. 요청자가 교역자일 때 순서를 바꾸자고 말하는 일이 부담스러우면 책임자가 대신 전달하도록 정해 둘 수 있습니다. 마감 연장이 가능한 일의 범위, 예를 들어 행사 안내는 하루까지, 주보는 연장 불가처럼 기준을 적어 두면 조정이 쉬워집니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 겹친 마감이 한 표에 모두 올라 있다. | 충돌을 안 날 | 일정 담당자 |
| 항목마다 늦을 때 생기는 불편이 적혀 있다. | 표 작성 직후 | 일정 담당자 |
| 미루는 항목의 새 날짜를 요청자와 합의했다. | 조정 당일 | 일정 담당자 |
| 조정 결과가 관련된 사람들이 보는 곳에 올라 있다. | 조정 당일 | 일정 담당자 |
| 마감 당일 첫 항목의 진행 상태를 확인했다. | 마감일 아침 | 일정 담당자 |
자주 생기는 예외
- 요청자가 모두 급하다고 말하고 우선순위를 양보하지 않으면 일정 담당자가 판단을 미루지 말고 책임자에게 표를 그대로 올려 결정을 받습니다.
- 담당자 본인이 병가나 출타로 자리를 비운 주에는 마감 목록을 먼저 대행자에게 넘기고, 조정 권한이 누구에게 있는지 표 위에 적습니다.
- 이미 늦은 일이 있으면 새 일정에 끼워 넣기 전에 요청자에게 늦은 사실을 먼저 알리고, 사과보다 새 날짜를 먼저 말합니다.
- 조정으로 일이 하나 취소되면 취소 사유를 표에 남깁니다. 다음 달 같은 일이 올 때 이번 결정을 참고할 수 있습니다.
- 교역자가 직접 부탁한 일과 일반 부서의 요청이 겹칠 때도 영향 기준은 같습니다. 다만 순서를 바꾸는 이유를 교역자에게 따로 설명하는 일은 책임자가 맡습니다.
