이런 상황에 필요합니다
행사 안내문을 금요일까지 끝내기로 했는데 필요한 사진이 아직 오지 않아 마감을 못 지킬 것 같은 때가 있습니다. 담당자가 혼자 해결해 보겠다고 기다리다 마감 당일에야 알리면 책임자가 대안을 찾을 시간이 없습니다. 이 안내는 늦어질 가능성이 보이는 시점에 책임자에게 상황을 알리는 방법을 다룹니다. 이미 일이 늦은 뒤 사과하는 방법이 아니라 늦어지기 전에 미리 알리는 습관을 다룹니다.
준비물과 담당자
보고할 일의 이름, 원래 마감, 지금까지 된 부분, 막힌 지점, 새로 가능한 날짜가 필요합니다. 보고는 일을 맡은 담당자가 하고, 받는 사람은 부서 책임자입니다. 일이 다른 사람의 자료에 의존하면 그 사람도 함께 알립니다. 보고는 짧은 메시지 한 통이나 일정표의 비고 칸 한 줄이면 충분합니다.
진행 순서
- 담당자가 마감 이틀 전 시점에 지금까지의 진행 정도를 스스로 점검합니다. 남은 일이 하루 분량을 넘으면 지연 가능성으로 봅니다.
- 막힌 이유를 한 줄로 적고, 풀 수 있는 사람이 누구인지 적습니다. 자료를 기다리는 중이면 자료를 줄 사람에게 먼저 독촉합니다.
- 새로 가능한 날짜를 정합니다. 날짜는 막힌 이유가 풀리는 시점에 하루를 더한 값으로 잡습니다.
- 책임자에게 일의 이름, 원래 날짜, 새 날짜, 영향받는 사람을 한 문단으로 보냅니다.
- 책임자가 날짜를 받아들이면 일정표의 마감을 바꾸고 변경 사실을 영향받는 사람에게 알립니다.
- 새 날짜 전날에 진행 정도를 다시 점검합니다.
결정: 새 날짜로도 맞추기 어려우면 같은 보고에서 일의 범위를 줄이는 안을 함께 올리고, 어느 쪽을 택할지 책임자가 정합니다.
교회별로 정할 것
책임자에게 직접 보고하는지, 일정 담당자를 거치는지는 조직 규모에 따라 다릅니다. 보고 수단을 메신저로 할지 주간 회의 때 말로 할지, 구두 보고를 어디에 기록할지도 정합니다. 자원봉사자가 맡은 일은 지연 보고의 부담이 크므로 책임자가 먼저 상황을 묻는 시점을 정해 두는 방법도 있습니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 마감 이틀 전에 남은 일의 양을 점검했다. | 마감 이틀 전 | 담당자 |
| 막힌 이유와 풀 수 있는 사람이 적혀 있다. | 지연 판단 직후 | 담당자 |
| 새 날짜가 포함된 보고가 책임자에게 갔다. | 지연 판단 당일 | 담당자 |
| 일정표 마감이 새 날짜로 바뀌어 있다. | 책임자 승인 당일 | 일정 담당자 |
| 영향받는 사람에게 변경을 알렸다. | 승인 당일 | 담당자 |
자주 생기는 예외
- 늦는 이유가 담당자 개인 사정이면 사정을 길게 설명하지 말고 새 날짜와 대체 인력 필요 여부만 알립니다. 자세한 사정은 책임자가 따로 묻습니다.
- 자료를 주기로 한 사람이 연락이 되지 않으면 보고에 시도한 연락 방법과 날짜를 함께 적어 책임자가 직접 확인할 수 있게 합니다.
- 일이 이미 외부 인쇄소에 넘어가 있으면 새 날짜가 인쇄소 일정에도 맞는지 먼저 업체에 확인한 뒤에 보고합니다.
- 같은 주에 지연 보고가 둘 이상 겹치면 책임자가 한꺼번에 볼 수 있도록 한 문서에 모아 보냅니다.
- 보고를 받은 책임자가 바로 답하지 못하면 답을 줄 날짜를 물어 일정표 비고에 적어 두고, 그 날짜까지 담당자는 줄인 범위로 먼저 일을 진행합니다.
- 같은 사람이 같은 달에 두 번 이상 지연 보고를 하면 책임자가 일의 양이 맞는지 따로 점검합니다. 능력의 문제로 몰기 전에 맡은 일의 수부터 센다는 점이 중요합니다.
