이런 상황에 필요합니다
여러 부서 팀장이 한자리에 모여야 하는 회의를 잡으려는데 각자 일정이 달라 메시지방에서 날짜를 이십 번 주고받아도 결론이 안 나는 경우가 있습니다. 회의 시간이 정해지지 않으면 안건 준비도 시작하지 못합니다. 이 안내는 회의 날짜를 짧은 시간 안에 정하는 순서를 다룹니다. 회의 진행이나 회의록 작성은 다른 안내가 있으므로 여기서는 시간 맞추기에 집중합니다.
준비물과 담당자
참석 대상 명단, 대상별 가능한 요일과 시간대 표, 회의 후보 장소 목록이 필요합니다. 시간 조율은 일정 담당자가 맡고, 회의를 소집하는 책임자가 최종 날짜를 결정합니다. 표는 요일을 세로로, 시간대를 가로로 놓고 가능한 사람 수를 적는 형식이 쓰기 편합니다.
진행 순서
- 책임자가 회의의 목적과 필요한 시간을 일정 담당자에게 알립니다. 한 시간 안에 끝나는 회의인지 두 시간 이상인지부터 정합니다.
- 일정 담당자가 참석 대상에게 가능한 요일과 시간대를 묻는 한 가지 질문을 보냅니다. 답은 이틀 안으로 받습니다.
- 답을 표에 모아 가장 많은 사람이 가능한 후보 두세 개를 뽑습니다.
- 필수 참석자가 모두 가능한 후보가 있는지 먼저 봅니다. 없으면 책임자가 필수 참석자를 다시 정합니다.
- 책임자가 최종 날짜를 정하면 일정 담당자가 장소, 시작과 끝 시각, 안건 한 줄을 적은 안내를 보냅니다.
- 회의 전날 참석 대상에게 한 번 더 알리고, 참석이 어렵다는 답이 오면 대리 참석자를 확인합니다.
결정: 후보가 모두 일부 팀장에게 어렵다면 불참이 생기는 팀장의 의견을 서면으로 먼저 받고, 회의는 가장 많이 참석하는 날짜로 합니다.
교회별로 정할 것
평일 저녁이 어려운 교회는 주일 예배 직후로 정하는 경우가 많지만, 예배 당일에 일하는 봉사자에게는 부담이 됩니다. 회의가 길어지는 문화가 있으면 소요 시간을 안내에 꼭 적고 끝나는 시각을 지키는 사람을 정해 둡니다. 온라인으로 참석해도 정족수에 들어가는지는 회의 성격에 따라 책임자가 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 회의의 목적과 필요한 시간이 정해져 있다. | 조율 시작 전 | 책임자 |
| 참석 대상 전원에게 가능한 시간대를 물었다. | 조율 시작 당일 | 일정 담당자 |
| 후보 날짜 두세 개가 표에 올라 있다. | 답변 취합 직후 | 일정 담당자 |
| 최종 안내에 장소와 시작·끝 시각이 있다. | 날짜 확정 당일 | 일정 담당자 |
| 회의 전날 참석 대상에게 다시 알렸다. | 회의 전날 | 일정 담당자 |
자주 생기는 예외
- 질문에 이틀이 지나도 답이 없는 사람은 메시지방이 아니라 직접 전화나 얼굴을 보고 확인합니다. 답 없음이 불참이 아닌 경우가 많습니다.
- 책임자 일정이 가장 늦게 정해지면 일정 담당자가 후보를 책임자에게 먼저 보여 큰 틀을 확정한 다음 나머지를 맞춥니다.
- 회의 직전에 시간이 바뀌어야 하면 기존 안내에 바뀐 시각을 표시해 다시 보내고, 이전 안내를 삭제하지 않고 같은 메시지방에서 정정합니다.
- 반복되는 회의는 매번 후보를 받지 말고 한 분기 동안의 정기 날짜를 정해 달력에 미리 올립니다.
- 같은 날 회의가 이미 둘 이상 잡힌 팀장에게는 한 건을 다른 날로 옮길 수 있는지 먼저 묻고, 옮길 수 없다면 회의 사이에 이동 시간 삼십 분을 비워 둡니다.
- 외부 강사나 방문자가 참석하는 회의는 교회 내부 후보를 좁히기 전에 외부 참석자의 가능한 날짜부터 받습니다.
