이런 상황에 필요합니다
회의를 한참 진행해 결정까지 했는데 나중에 규정상 필요한 인원이 모이지 않았다는 사실을 알게 되어 결정을 다시 해야 하는 경우가 있습니다. 반대로 참석 확인을 소홀히 하면 누가 어떤 결정에 동의했는지 기억이 엇갈립니다. 이 안내는 회의 시작 전 참석과 성원을 확인하는 순서를 다룹니다. 정관이나 규정의 내용을 해석하는 일은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
참석자 명단, 규정에서 정한 성원 기준, 참석 확인 표, 회의록 양식이 필요합니다. 참석 확인은 기록 담당이 하고, 성원이 되는지 판단은 회의 진행자가 합니다. 성원 기준은 소속 교단이나 교회 규정을 먼저 확인합니다.
진행 순서
- 기록 담당이 회의 전에 참석 대상 명단을 만들고 성원 기준이 몇 명인지 규정에서 확인해 명단 위에 적습니다.
- 회의 시작 십 분 전부터 도착하는 사람의 이름 옆에 도착 시각을 적고, 늦게 오는 사람은 따로 표시합니다.
- 시작 시각이 되면 기록 담당이 참석자 수를 세어 진행자에게 알리고 성원이 되는지 말합니다.
- 성원이 되면 진행자가 성원이 되었음을 말로 선언하고 기록 담당이 회의록 맨 위에 참석자 수와 시각을 적습니다.
- 성원이 모자라면 십 분을 기다린 뒤에도 모자랄 때 결정 안건은 다음 회의로 미루고 논의만 진행하겠다고 알립니다.
- 중간에 자리를 떠나는 사람이 있으면 떠난 시각을 적고 이후 결정에서 성원이 유지되는지 다시 확인합니다.
결정: 성원이 되지 않은 채 한 결정은 효력을 주장하지 않고, 다음 회의에서 같은 안건을 다시 올려 정식으로 결정합니다.
교회별로 정할 것
성원 기준을 과반으로 할지 삼분의 이로 할지는 규정과 안건 종류에 따라 다릅니다. 위임장이나 온라인 참석을 인정하는지, 늦게 온 사람의 투표권을 어떻게 다루는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 성원 기준이 명단 위에 적혀 있다. | 회의 전날 | 기록 담당 |
| 도착 시각이 이름 옆에 적혀 있다. | 회의 시작 직전 | 기록 담당 |
| 성원이 되었음을 진행자가 선언했다. | 회의 시작 때 | 회의 진행자 |
| 참석자 수와 시각이 회의록 맨 위에 있다. | 회의 시작 때 | 기록 담당 |
| 중간에 떠난 사람의 시각이 기록되었다. | 떠나는 즉시 | 기록 담당 |
자주 생기는 예외
- 성원 기준이 불확실하면 회의 전에 규정을 만든 부서나 상위 기관에 문의하고, 확인한 내용을 회의록에 한 줄로 남깁니다.
- 회의 중간에 사람이 빠져나가 성원이 깨지면 그 시점부터 결정 안건은 멈추고 남은 안건은 논의로 바꾸어 진행합니다.
- 늦게 온 사람이 이미 결정된 안건에 의견을 말하려 하면 의견은 기록에 남기되 결정은 바꾸지 않고 다음 회의에 올립니다.
- 가족이나 이해관계가 얽힌 사람이 있는 안건에서는 그 사람이 투표에서 빠지는지 규정을 확인하고, 빠졌다면 성원 계산에서도 빼는지 정합니다.
- 참석자가 서명을 대신하는 경우를 막기 위해 참석 확인 표에는 본인이 직접 이름을 적거나 진행자가 얼굴을 보고 확인합니다.
- 임원 선출 같은 중요한 회의는 성원을 확인하는 시각을 두 번으로 나누어, 시작 때와 투표 직전에 모두 확인합니다.
- 참석자 명단은 회의가 끝난 뒤 바로 파일로 옮겨 보관하고, 종이 서명은 따로 모아 정해진 서류함에 넣습니다.
- 성원 확인이 번거로워 생략하자는 의견이 나오면 결정의 효력을 지키기 위한 기본 절차임을 진행자가 짧게 설명합니다.
- 회의가 연달아 열리는 주간에는 참석자 명단 한 장에 회차 열을 나누어 쓰되, 회차마다 성원 확인 시각을 따로 적습니다.
