이런 상황에 필요합니다
회의가 첫 안건에서 한 시간을 쓰고 마지막 중요한 안건은 서두르며 정해 버려 나중에 불만이 나오는 경우가 있습니다. 모두가 시계를 보고 있어도 누구도 먼저 끊지 못해 시간이 흐릅니다. 이 안내는 회의 시간을 안건별로 나누고 시간 지킴이를 정해 운영하는 방법을 다룹니다. 회의 내용 자체의 질은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
안건 목록, 안건별 시간표, 타이머나 시계, 시간 지킴이를 맡을 사람이 필요합니다. 시간표는 진행자가 짜고, 시간을 알리는 일은 시간 지킴이가 합니다. 시간표는 안건 자료와 함께 미리 나눕니다.
진행 순서
- 진행자가 전체 회의 시간에서 시작 인사와 마무리를 뺀 나머지를 안건 중요도에 따라 나누어 시간표에 적습니다.
- 시간표를 안건 자료 맨 앞에 붙여 참석자에게 미리 보내 안건마다 쓸 시간이 얼마인지 알게 합니다.
- 회의에서 시간 지킴이가 안건마다 남은 시간이 오 분일 때와 일 분일 때 작은 카드로 알립니다.
- 시간이 끝났는데 결정이 나지 않으면 진행자가 오 분 연장할지 다음 회의로 넘길지를 참석자에게 묻습니다.
- 넘어간 안건은 이유와 남은 쟁점을 기록 담당이 적어 다음 회의 안건 목록 맨 앞에 올립니다.
- 회의가 끝나면 시간 지킴이가 안건별 실제 소요 시간을 시간표 옆 칸에 적어 보관합니다.
결정: 시간표를 지키려고 중요한 안건을 서둘러 결정하지 않고, 시간이 모자라면 정리된 쟁점을 다음 회의로 넘겨 충분히 다룹니다.
교회별로 정할 것
회의 전체 시간을 한 시간으로 제한할지 안건에 따라 늘릴지는 모임의 성격마다 다릅니다. 연장 투표의 방식과 시간 지킴이를 돌아가며 맡을지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 안건별 시간표가 자료 맨 앞에 있다. | 회의 전날 | 회의 진행자 |
| 시간 지킴이가 정해져 있다. | 회의 시작 전 | 회의 진행자 |
| 남은 오 분과 일 분을 카드로 알렸다. | 안건 진행 중 | 시간 지킴이 |
| 넘어간 안건에 남은 쟁점이 적혀 있다. | 회의 종료 때 | 기록 담당 |
| 실제 소요 시간이 시간표 옆에 적혀 있다. | 회의 종료 후 | 시간 지킴이 |
자주 생기는 예외
- 첫 안건이 길어지면 진행자가 쟁점을 한 번 정리해 주고, 이어서 이야기할 수 있는 부분은 회의 밖에서 따로 모이도록 제안합니다.
- 한 사람이 오래 말하면 진행자가 요점을 짧게 묻는 말로 이어받고, 다른 사람의 발언 기회를 먼저 넘겨 줍니다.
- 긴급 안건이 갑자기 들어오면 기존 시간표에서 줄일 안건을 참석자와 함께 정한 뒤 시간표를 새로 쓰고 모두에게 알립니다.
- 시간 지킴이가 안건에 의견을 내고 싶다면 그 안건 동안 다른 사람이 대신 시간을 알리도록 부탁합니다.
- 회의가 약속한 종료 시각을 넘기면 마무리에서 꼭 필요한 결정만 확인하고 나머지는 다음 회의로 넘긴다고 알립니다.
- 쉬는 시간이 필요한 긴 회의에서는 시간표에 쉬는 시간을 칸으로 넣고 돌아오는 시각을 함께 적어 둡니다.
- 시간이 모자라 매번 미루어지는 안건이 있다면 그 안건만 따로 모이는 시간을 잡아 회의 밖에서 준비하게 합니다.
- 시간표를 지키지 못했을 때 누군가를 탓하지 않고 다음 회의의 시간 배분을 어떻게 바꿀지 함께 이야기합니다.
- 정기 회의에서는 지난 회의의 소요 시간표를 함께 펼쳐 놓고 이번 시간표를 짜면 매번 같은 안건에서 같은 만큼 늘어지는 습관을 알아채고 고칠 수 있습니다.
