이런 상황에 필요합니다
담당자가 바뀐 지 며칠 뒤, 성도나 다른 부서에서 지난달에 부탁했는데 어떻게 됐느냐는 연락이 오는 경우가 있습니다. 전임자의 메시지함이나 수첩에만 남은 약속이 인계에서 빠졌기 때문입니다. 이 안내는 문서로 정리된 업무가 아니라 대화 중에 오간 요청과 약속을 인계 목록에 올리는 방법입니다.
준비물과 담당자
전임자는 최근 석 달 동안 받은 부탁을 메시지, 메일, 수첩에서 훑어 한 줄씩 옮깁니다. 후임자는 그 목록을 받아 항목별로 처리 여부를 되묻습니다. 부서 책임자는 우선순위가 겹칠 때 어느 것을 먼저 할지 정합니다. 목록 열은 요청한 사람, 내용, 약속한 날짜, 현재 상태, 다음 행동 다섯 가지면 충분합니다.
진행 순서
- 전임자가 최근 받은 부탁과 직접 한 약속을 모두 목록에 적습니다. 끝난 일도 결과 한 줄과 함께 남깁니다.
- 후임자가 목록을 읽고 이해되지 않는 항목을 표시합니다.
- 함께 앉아 표시한 항목의 배경을 전임자가 설명합니다. 요청한 사람이 성도라면 연락 방법도 확인합니다.
- 후임자가 맡겠다고 답한 항목은 담당을 후임자로 바꾸고, 날짜가 지난 항목은 새 날짜를 요청자와 다시 정합니다.
- 맡기 어려운 항목은 부서 책임자에게 올려 다른 담당을 정합니다.
- 이번 주 안에 후임자가 요청자에게 담당이 바뀌었다는 한 줄 인사를 보냅니다.
결정: 날짜가 이미 지난 약속은 사과보다 새 날짜 제시를 먼저 하고, 새 날짜를 지킬 수 없으면 책임자에게 넘깁니다.
교회별로 정할 것
성도의 개인 부탁을 목록에 어디까지 적을지는 교회의 개인정보 기준에 따릅니다. 이름 대신 직분이나 소속만 적는 방식도 가능합니다. 구두 약속을 목록에 올리는 일을 전임자 부담으로 둘지, 책임자가 면담으로 끌어낼지도 정해 둡니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 최근 석 달의 부탁이 목록에 한 줄씩 적혀 있다. | 인수인계 첫 주 | 전임자 |
| 항목마다 약속한 날짜와 다음 행동이 있다. | 목록 완성 직후 | 전임자 |
| 후임자가 맡을 항목과 책임자에게 올릴 항목이 나뉘었다. | 함께 앉은 날 | 후임자 |
| 날짜가 지난 항목의 새 날짜를 요청자가 알고 있다. | 인계 후 첫 주 | 후임자 |
| 담당이 바뀐 사실을 요청자에게 알렸다. | 인계 후 첫 주 | 후임자 |
자주 생기는 예외
- 전임자 기억에만 있는 약속이 인계 뒤에 나오면 목록에 날짜와 함께 추가하고, 추가한 경위를 한 줄로 적습니다.
- 요청자가 이미 교회를 떠났거나 연락이 닿지 않으면 항목을 지우지 말고 연락 시도 날짜를 적은 뒤 보류로 둡니다.
- 두 부서가 같은 사안을 서로 맡았다고 알고 있으면 후임자가 양쪽에 같은 문장으로 확인을 보내고 책임자에게 정리를 요청합니다.
- 구두로 받은 요청이라 기록이 전혀 없는 경우에는 후임자가 지난 회의 메모와 주보 광고란을 같이 훑어 흔적을 찾습니다. 그래도 없으면 요청자에게 직접 물어 다시 받습니다.
- 전임자가 이미 해결했다고 기억하는 항목도 결과가 요청자에게 닿았는지 확인합니다. 해결했지만 알리지 못한 일이 의외로 많습니다.
- 목록이 너무 길어지면 이번 달에 닿는 기한이 있는 항목만 위로 올리고, 나머지는 같은 문서 아래 구간에 두어 매주 월요일 회의에서 한 번씩 훑습니다.
