사용 방법
문서 담당자는 정리할 날을 정한 뒤 시각 순서대로 단계를 채워 참석자 모두가 같은 진행표를 보게 합니다.
- 시각 칸에 단계가 시작되는 때를 적고 분 칸에 걸릴 시간을 맞춥니다.
- 맡은 역할 칸에는 이름 대신 역할을 적어 참석자가 바뀌어도 그대로 쓰게 합니다.
- 사용 자료 칸에 그 단계에서 열어 볼 목록이나 기준표를 적어 둡니다.
- 정리가 끝나면 실제로 걸린 시간을 고쳐 적어 다음 정리의 날 계획에 씁니다.
양식 항목
| 항목 | 작성 안내 |
|---|---|
| 범위 확정 | 정리할 폴더 범위와 오늘 끝낼 목표를 맞춥니다. |
| 현황 훑기 | 폴더 안 파일 수와 마지막 수정일을 훑어봅니다. |
| 중복 찾기 | 같은 내용이 둘 이상 있는 파일을 골라 둡니다. |
| 기준본 지정 | 중복 파일 가운데 남길 최종본 하나를 표시합니다. |
| 이름 바꾸기 | 정해 둔 이름 규칙에 맞춰 파일 이름을 고칩니다. |
| 폴더 옮기기 | 기준 구조에 맞는 폴더로 파일을 옮겨 담습니다. |
| 권한 점검 | 폴더마다 볼 수 있는 사람의 범위를 다시 봅니다. |
| 보존 만료 분리 | 보존 기간이 지난 파일을 따로 모아 둡니다. |
| 백업 확인 | 정리한 뒤의 사본이 안전한 곳에 있는지 봅니다. |
| 결과 공유 | 바뀐 폴더 구조와 이름 규칙을 모두에게 알립니다. |
작성 예시
아래 값은 양식 사용을 보여주기 위한 가상 예시이며 실제 교회·인물·연락처를 나타내지 않습니다.
| 항목 | 작성 값 |
|---|---|
| 범위 확정 | (예시) 10:00 · 진행 역할 · 폴더 목록 · 10 |
| 현황 훑기 | (예시) 10:10 · 문서 담당 · 폴더 목록 · 15 |
| 중복 찾기 | (예시) 10:25 · 문서 담당 · 중복 목록 · 20 |
| 기준본 지정 | (예시) 10:45 · 부서 담당 · 중복 목록 · 15 |
| 이름 바꾸기 | (예시) 11:00 · 문서 담당 · 이름 규칙표 · 30 |
| 폴더 옮기기 | (예시) 11:30 · 문서 담당 · 폴더 구조도 · 30 |
| 권한 점검 | (예시) 12:00 · 관리 역할 · 권한 목록 · 15 |
| 보존 만료 분리 | (예시) 12:15 · 문서 담당 · 보존 기준표 · 15 |
| 백업 확인 | (예시) 12:30 · 관리 역할 · 백업 폴더 · 10 |
| 결과 공유 | (예시) 12:40 · 진행 역할 · 안내 문구 · 10 |