이런 상황에 필요합니다
회의록을 쓰고 나서 참석자에게 확인을 받지 않고 바로 배포했다가 결정 내용이 다르게 적혔다는 항의가 나오는 경우가 있습니다. 반대로 확인을 요청했는데 답이 오지 않아 한 달이 지나도록 확정이 안 되기도 합니다. 이 안내는 회의록 초안을 확인하고 승인 받아 배포하는 과정을 다룹니다. 회의록을 쓰는 방법은 회의록 작성 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
회의록 초안, 확인 요청 메시지, 확인 기간 기준, 승인자 이름, 배포 범위 목록이 필요합니다. 초안은 기록 담당이 쓰고, 확인은 참석자가 하며, 승인은 회의 책임자가 합니다. 배포 후 보관은 문서 담당이 맡습니다.
진행 순서
- 기록 담당이 회의가 끝난 날부터 이틀 안에 초안을 쓰고 결정과 후속 업무가 눈에 띄게 보이도록 표시합니다.
- 초안을 참석자에게 보내며 확인 기간을 사흘로 알리고 틀린 곳은 쪽과 줄을 적어 알려 달라고 요청합니다.
- 확인 기간 안에 의견이 들어오면 기록 담당이 고칠 곳을 표로 정리하고 의견을 낸 사람에게 반영 여부를 알립니다.
- 의견이 엇갈리는 부분은 진행자와 기록 담당이 함께 확인해 확정하고 고친 이력을 초안 끝에 적습니다.
- 회의 책임자가 최종본을 읽고 승인한 날짜를 회의록 맨 아래에 적습니다.
- 승인된 회의록을 정해진 배포 범위에 보내고 문서 담당이 정해진 위치에 보관한 뒤 파일 이름에 승인 날짜를 붙입니다.
결정: 확인 기간이 끝나도 답이 없는 참석자는 동의한 것으로 보되 그 사실을 배포 메시지에 적어 후에도 이의를 제기할 길을 열어 둡니다.
교회별로 정할 것
확인 기간을 며칠로 할지와 승인자가 누구인지는 교회마다 다릅니다. 회의록을 전체 성도에게 공개할지 임원에게만 보낼지, 공개하기 전에 지울 내용의 기준도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 초안이 이틀 안에 작성되었다. | 회의 후 이틀 | 기록 담당 |
| 확인 기간이 사흘로 안내되었다. | 초안 발송 때 | 기록 담당 |
| 들어온 의견의 반영 여부가 전달되었다. | 확인 기간 종료 후 | 기록 담당 |
| 회의 책임자의 승인 날짜가 적혀 있다. | 최종본 확정 때 | 회의 책임자 |
| 승인본이 정해진 위치에 보관되었다. | 승인 직후 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 초안에 개인 사정이나 민감한 정보가 들어 있다면 배포 전에 지울 부분을 책임자와 함께 확인하고, 지운 부분은 별도 비공개 기록으로 남깁니다.
- 승인 후 오류가 발견되면 원본을 지우지 않고 수정본을 새로 만들어 수정 날짜와 이유를 적고 이전 판과 구별합니다.
- 참석자 중 한 명이 계속 답을 하지 않으면 다른 연락 수단으로 한 번 더 안내하고, 그래도 없으면 동의한 것으로 처리합니다.
- 회의록에 쓰인 결정과 다르게 기억하는 사람이 있으면 녹음이나 메모가 있는지 확인하고, 없으면 다음 회의에서 확인을 받습니다.
- 여러 부서가 함께 한 회의는 각 부서의 서기가 자기 부서 관련 부분을 확인하게 하고 최종 통합은 기록 담당이 합니다.
- 회의록을 배포할 때 첨부 자료가 너무 크면 문서 보관 위치의 주소를 대신 보내고 열람 권한을 확인합니다.
- 승인된 회의록의 후속 업무 표는 따로 복사해 담당자에게 전달해 회의록 전체를 읽지 않아도 할 일을 알게 합니다.
- 오래된 회의록을 정리할 때는 보존 기간이 지난 것도 바로 지우지 않고 문서 담당이 책임자의 승인을 받아 처리합니다.
- 회의록 배포 기록에는 누구에게 언제 보냈는지 한 줄씩 적어 나중에 누가 받았는지 확인할 수 있게 합니다.
