이런 상황에 필요합니다
지난해 수련회 신청 공지가 홈페이지 맨 위에 그대로 남아 새로 오는 사람이 신청 가능한 줄 알고 문의하는 경우가 있습니다. 반대로 한꺼번에 지웠더니 나중에 기록이 필요할 때 찾을 수 없기도 합니다. 이 안내는 끝난 공지를 정리하고 보관하는 기준과 순서를 다룹니다. 문서 전체의 보관 규칙은 문서 보관 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
지난 공지 목록, 보관 기준표, 보관용 폴더나 게시판, 정리 기록표가 필요합니다. 목록 점검은 공지 담당이 하고, 내릴지 남길지의 판단은 승인 담당이 합니다. 정리는 분기마다 한 번 하는 것으로 정합니다.
진행 순서
- 공지 담당이 분기 마지막 주에 홈페이지와 대화방에 올라간 공지 목록을 내려받아 한 표로 만듭니다.
- 표의 공지마다 행사 날짜가 지났는지와 앞으로도 참고할 내용인지를 표시합니다.
- 승인 담당이 표를 보고 남길 공지, 보관 위치로 옮길 공지, 지울 공지로 나눕니다.
- 옮길 공지는 보관 게시판이나 폴더에 옮기고 옮긴 위치를 정리 기록표에 적습니다.
- 홈페이지에서 내린 공지의 옛 주소로 들어와도 길을 잃지 않도록 안내 문구를 남깁니다.
- 정리가 끝난 목록을 공지 담당이 보관하고 다음 분기 정리 날짜를 일정표에 적어 둡니다.
결정: 판단이 서지 않는 공지는 지우지 않고 보관 위치로 옮기며, 보관 기간이 지난 뒤에 책임자와 함께 다시 결정합니다.
교회별로 정할 것
공지를 몇 개월 뒤에 내릴지와 보관 위치를 어디로 할지는 교회마다 다릅니다. 연간 행사의 공지를 해마다 새로 쓸지 지난 공지를 고쳐 쓸지, 보관 기간이 지난 공지를 지우는 기준도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 분기 말에 공지 목록 표를 만들었다. | 분기 마지막 주 | 공지 담당 |
| 공지마다 지난 행사 여부가 표시되었다. | 목록 작성 후 | 공지 담당 |
| 남길 공지와 옮길 공지가 나뉘었다. | 표 검토 때 | 승인 담당 |
| 옮긴 위치가 기록표에 적혀 있다. | 옮긴 직후 | 공지 담당 |
| 다음 정리 날짜가 일정표에 있다. | 정리 종료 때 | 공지 담당 |
자주 생기는 예외
- 지우면 안 되는 공지가 무엇인지 모를 때는 해당 부서 담당에게 먼저 묻고, 답이 없으면 보관 위치로 옮겨 둡니다.
- 내린 공지의 주소가 다른 글에 연결되어 있으면 연결된 글의 링크도 함께 고치고 정리 기록표에 적습니다.
- 지난 공지에 개인 이름이나 연락처가 들어 있다면 보관하기 전에 그 부분을 가리거나 지운 판을 따로 만듭니다.
- 공지를 지운 뒤 성도가 그 글을 찾는다고 하면 보관 위치를 알려 주고 필요한 부분만 다시 보내 줍니다.
- 대화방의 오래된 공지는 검색이 어려우므로 중요한 공지는 홈페이지나 문서로 옮겨 따로 보관합니다.
- 해마다 같은 행사의 공지를 쓸 때 지난해 문안을 복사해 쓰는 경우 날짜와 장소가 지난해 그대로 남지 않았는지 두 번 확인합니다.
- 정리 작업이 많은 분기에는 공지 담당 혼자 하지 않고 승인 담당과 나누어 맡아 하루에 끝내지 않아도 되게 합니다.
- 보관 게시판을 만들 때는 연도와 행사 종류로 나누어 찾기 쉽게 하고, 찾는 방법을 한 줄 안내로 달아 둡니다.
- 정리 작업 전에 현재 상태를 한 번 저장해 두면 실수로 지운 공지를 되살릴 수 있으니, 정리 직전에 전체 목록을 파일로 내려받아 보관합니다.
