이런 상황에 필요합니다
담당자가 바뀌었는데 이전 담당자의 권한이 그대로 남아 있어, 그만둔 사람이 재정 파일을 열어 볼 수 있었던 경우가 있습니다. 반대로 새 담당자가 권한이 없어 일주일이나 파일을 열지 못하기도 합니다. 이 안내는 공용 폴더의 권한을 정하고 정기적으로 점검하는 방법을 다룹니다. 보안 도구의 설치와 설정은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
폴더 목록, 권한 표, 직분별 열람 범위 기준, 권한 바꾸는 요청서가 필요합니다. 권한 변경은 문서 담당이 하고, 승인은 행정 책임자가 합니다. 민감한 문서의 범위는 책임자와 상의해 정합니다.
진행 순서
- 문서 담당이 공용 폴더를 모두 나열하고 폴더마다 내용을 한 줄로 적은 목록을 만듭니다.
- 행정 책임자와 함께 폴더마다 볼 수 있는 사람과 고칠 수 있는 사람을 직분이나 역할 기준으로 정해 권한 표에 적습니다.
- 민감한 문서는 재정, 인사, 상담 폴더로 따로 모으고 열 수 있는 사람을 이름으로 적습니다.
- 담당이 바뀌거나 직분이 달라지면 요청서를 받아 문서 담당이 권한을 고치고 고친 날짜를 표에 적습니다.
- 분기마다 문서 담당이 표와 실제 권한을 나란히 놓고 다른 곳이 없는지 비교합니다.
- 차이가 나는 권한은 행정 책임자에게 보고하고 승인을 받아 고칩니다.
결정: 권한이 불필요하게 넓다는 사실을 발견하면 먼저 권한을 줄이고, 누가 쓰고 있었는지는 줄인 뒤에 확인하여 필요한 사람에게 다시 줍니다.
교회별로 정할 것
열람 권한을 개인에게 줄지 직분 단위로 줄지는 교회의 규모에 따라 다릅니다. 청소년 담당이 어린이 정보를 볼 수 있는지, 퇴직 담당자의 권한을 언제 없애는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 공용 폴더 목록이 만들어졌다. | 처음 한 번 | 문서 담당 |
| 폴더마다 볼 수 있는 사람이 표에 있다. | 처음 한 번 | 문서 담당 |
| 민감한 문서 폴더가 따로 있다. | 처음 한 번 | 행정 책임자 |
| 담당 변경 때 권한이 바로 고쳐졌다. | 담당 변경 때 | 문서 담당 |
| 분기 점검 결과가 기록되었다. | 분기마다 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 급하게 파일을 봐야 하는 사람이 있으면 임시로 열람 권한을 주되 기한을 정해 표에 적고, 기한이 지나면 자동으로 없애도록 일정에 넣습니다.
- 권한이 있는 사람이 파일을 다른 사람에게 마음대로 공유하는 일을 막기 위해 공유 전에는 문서 담당에게 알리게 안내합니다.
- 같은 폴더에 권한이 다른 파일이 섞여 있으면 폴더를 나누어 권한을 한 번에 정하도록 구조를 바꿉니다.
- 외부 업체에 파일을 보여야 하면 필요한 파일만 따로 복사해 보내고 폴더 전체의 권한은 주지 않습니다.
- 개인 계정으로 공용 폴더를 연결한 담당이 그만두면 연결이 남지 않도록 계정 해제 확인서를 받습니다.
- 권한 표 자체가 민감한 정보이므로 표는 문서 담당과 행정 책임자만 볼 수 있는 폴더에 보관합니다.
- 실수로 파일이 지워졌을 때 되살릴 수 있는 기능이 있는지 미리 확인하고 되살리는 방법을 문서 담당이 익혀 둡니다.
- 권한이 바뀐 사실이 당사자에게 전달되지 않으면 오해가 생기므로 바꾼 뒤 한 번 안내 메시지를 보냅니다.
- 권한 표를 바꿀 때마다 바꾼 날짜와 이유, 승인한 사람을 표 아래 이력 칸에 적어 두면 몇 달 뒤에도 왜 그 사람에게 권한이 있는지 설명할 수 있습니다.
- 새로 맡은 사람이 접근 권한을 요청할 때는 어떤 일 때문에 어느 폴더가 필요한지를 요청서에 적게 하고, 필요한 범위만 줍니다.
