이런 상황에 필요합니다
오래된 회의록과 계약서를 파일로 남기려고 스캔했는데 글자가 흐리거나 쪽 순서가 섞여 읽을 수 없는 경우가 있습니다. 스캔한 뒤 원본을 바로 버렸다가 스캔 상태가 나빴음을 알게 되는 일도 있습니다. 이 안내는 종이 문서를 스캔해 파일로 남기고 확인하는 순서를 다룹니다. 파일 이름 규칙은 별도의 파일 이름 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
스캐너나 스캔 기능이 있는 복사기, 스캔 대상 목록, 저장 폴더, 확인 표가 필요합니다. 스캔은 문서 담당이 하고, 확인은 다른 담당자가 합니다. 스캔 해상도는 글자가 선명하게 읽히는 수준으로 정합니다.
진행 순서
- 문서 담당이 스캔할 문서를 목록에 적고 중요도와 보관 기간에 따라 먼저 할 순서를 정합니다.
- 문서의 철핀과 스테이플러를 풀고 구겨진 곳을 펴서 스캐너에 한 번에 한 묶음씩 올립니다.
- 해상도를 글자가 선명한 수준으로 맞추고 시험으로 한 쪽을 스캔해 화면에서 글자가 읽히는지 확인합니다.
- 여러 쪽은 한 파일로 묶어 저장하고 파일 이름을 이름 규칙에 맞춰 정한 뒤 정해진 폴더에 저장합니다.
- 다른 담당자가 스캔 파일을 열어 쪽 수와 순서, 글자의 선명함을 원본과 비교해 확인 표에 적습니다.
- 확인이 끝난 원본은 보관함으로 돌려보내고 스캔 목록에 스캔 날짜와 파일 위치를 적습니다.
결정: 스캔 파일이 원본과 같지 않거나 읽기 어려우면 원본을 정리하거나 폐기하지 않고 다시 스캔한 뒤 확인합니다.
교회별로 정할 것
스캔 해상도의 기준과 파일 형식, 스캔을 외부 업체에 맡길지는 교회의 예산에 따라 다릅니다. 스캔한 파일을 법적 증빙으로 쓸 수 있는지 소속 기관에 확인하는 방법도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 스캔 대상 목록이 있다. | 스캔 시작 전 | 문서 담당 |
| 시험 스캔에서 글자가 읽힌다. | 스캔 시작 때 | 문서 담당 |
| 여러 쪽이 한 파일로 저장되었다. | 스캔 후 | 문서 담당 |
| 다른 담당자가 쪽 수와 순서를 확인했다. | 스캔 후 하루 안 | 확인 담당자 |
| 원본이 보관함에 돌아갔다. | 확인 직후 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 종이가 얇거나 뒷면이 비쳐 보이면 뒷면에 흰 종이를 대고 스캔해 글자가 겹치지 않게 합니다.
- 손으로 쓴 글씨는 스캔 후에도 읽기 어려울 수 있으므로 중요한 내용은 스캔 파일 옆에 글자로 옮긴 텍스트를 따로 둡니다.
- 도장이나 서명이 들어간 서류는 색상 스캔으로 저장해 도장의 색이 사라지지 않게 합니다.
- 문서에 개인정보가 많으면 스캔 파일을 폴더에 올린 뒤 접근 권한이 제한된 폴더인지 한 번 더 확인합니다.
- 스캔 도중 기기가 멈추면 이미 저장된 쪽과 남은 쪽을 구별해 중복이나 누락 없이 이어서 스캔합니다.
- 큰 지도나 도면은 스캐너에 들어가지 않으므로 사진으로 찍거나 전문 업체에 스캔을 맡길지 책임자와 의논합니다.
- 스캔 후 원본을 폐기해도 되는지 여부는 보관 기준에 따라 책임자가 정하고, 임의로 버리지 않습니다.
- 스캔 목록을 달마다 정리하면 어떤 문서가 파일로 바뀌었고 어떤 문서가 남았는지 한눈에 볼 수 있습니다.
- 스캔 작업이 많은 날은 한 사람이 하루에 하는 양을 정해 피로로 인한 실수를 줄입니다.
- 스캔 파일을 이메일이나 대화방으로 보내야 할 때는 원본 해상도 파일 대신 용량을 줄인 사본을 만들어 보내고, 원본 파일은 보관 폴더에만 둡니다.
- 스캔 작업에 쓰는 기기를 여러 사람이 쓰면 마지막 사용자가 이전 설정을 남기기 쉬우므로 시작할 때 해상도와 저장 위치를 한 번 확인합니다.
