이런 상황에 필요합니다
폴더를 열어 보니 회의록최종, 회의록최종수정, 회의록진짜최종이 한꺼번에 있어 어느 것이 맞는지 알 수 없는 경우가 있습니다. 파일 이름은 사람마다 습관이 달라 방치하면 해마다 더 복잡해집니다. 이 안내는 파일 이름을 짓는 공통 규칙을 정하고 지키게 하는 방법을 다룹니다. 폴더 구조를 짜는 방법은 문서 폴더 정리 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
이름 규칙표 한 장, 규칙 예시 목록, 오래된 파일 목록이 필요합니다. 규칙은 문서 담당이 만들고, 승인은 행정 책임자가 합니다. 규칙은 날짜, 문서 종류, 제목, 버전의 네 부분으로 정하는 방식이 이해하기 쉽습니다.
진행 순서
- 문서 담당이 교회에서 자주 쓰는 문서 종류를 열 가지 안팎으로 뽑아 종류마다 짧은 이름을 정합니다.
- 파일 이름을 여덟 자리 날짜, 문서 종류, 제목, 버전 번호 순서로 쓰는 규칙을 한 장에 정리하고 예시를 세 개 넣습니다.
- 행정 책임자가 규칙을 검토해 승인하고 규칙표를 문서를 다루는 모든 사람에게 나눕니다.
- 새로 만드는 파일부터 규칙을 적용하고, 고친 파일은 이름의 버전 번호만 올려 저장합니다.
- 한 달에 한 번 문서 담당이 폴더를 열어 규칙에 어긋난 파일을 찾아 만든 사람에게 알립니다.
- 오래된 파일은 한꺼번에 바꾸지 않고 꺼내 쓸 때 규칙에 맞게 고쳐 저장합니다.
결정: 규칙에 맞지 않는 파일 이름은 지우거나 덮어쓰지 않고 만든 사람에게 알려 이름을 고치게 하며, 만든 사람을 알 수 없으면 문서 담당이 고칩니다.
교회별로 정할 것
파일 이름에 날짜를 앞에 둘지 문서 종류를 앞에 둘지는 교회가 정하기 나름입니다. 버전 번호를 숫자로 할지 날짜로 할지, 영어 알파벳을 허용하는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 문서 종류별 짧은 이름이 정해졌다. | 규칙 만들 때 | 문서 담당 |
| 이름 규칙표가 한 장으로 있다. | 규칙 만든 직후 | 문서 담당 |
| 행정 책임자가 규칙을 승인했다. | 규칙 배포 전 | 행정 책임자 |
| 새 파일이 규칙대로 저장된다. | 규칙 배포 후 | 문서 담당 |
| 월 점검 결과가 기록되었다. | 매달 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 공동으로 쓰는 파일을 두 사람이 동시에 고치면 이름이 둘로 갈라지므로 고치는 사람이 이름에 날짜와 자기 이름을 붙이지 말고 파일 열기 권한을 하나로 정합니다.
- 외부에서 받은 파일은 받은 이름 그대로 저장하지 않고 규칙에 맞게 바꾼 뒤 원래 이름은 파일 내용 첫 줄에 적어 둡니다.
- 파일 이름이 너무 길어지면 제목 부분만 줄이고 날짜와 종류, 버전은 그대로 두어 정렬이 흐트러지지 않게 합니다.
- 한글과 영어를 섞어 쓰면 기기마다 정렬이 달라질 수 있으므로 교회에서 하나로 통일해 쓰도록 안내합니다.
- 규칙을 모르는 새 담당자가 오면 첫날 규칙표를 보여 주고 파일 한 개를 직접 이름 지어 보게 해 익숙해지도록 돕니다.
- 특수 문자나 공백이 많은 이름은 일부 기기에서 열리지 않을 수 있으므로 밑줄이나 하이픈만 쓰게 합니다.
- 규칙을 바꾸고 싶을 때는 문서 담당이 이유를 적어 행정 책임자에게 요청하고, 승인이 나면 시작 날짜를 정해 알립니다.
- 월 점검을 맡은 사람이 바뀌면 점검 기록과 규칙표를 함께 넘겨 점검 기준이 이어지게 합니다.
