이런 상황에 필요합니다
사무실 캐비닛에 지난 십 년 치 서류가 뒤섞여 있어 필요한 계약서를 찾는 데 반나절이 걸리는 경우가 있습니다. 한 번 꺼내 간 문서가 돌아오지 않아 원본이 사라지기도 합니다. 이 안내는 종이 문서를 정리하고 위치를 표시하고 빌려 가는 과정을 기록하는 방법을 다룹니다. 문서를 파일로 바꾸는 일은 스캔 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
서랍이나 캐비닛, 라벨 용지, 위치 목록, 대출 표, 열쇠가 필요합니다. 정리와 목록 작성은 문서 담당이 하고, 잠금 서류의 열쇠 관리는 행정 책임자가 맡습니다. 보관 기간은 문서 종류에 따라 다르게 정합니다.
진행 순서
- 문서 담당이 캐비닛과 서랍에 번호를 붙이고 칸마다 들어 있는 문서 종류를 한 줄로 목록에 적습니다.
- 문서를 종류와 연도로 나누어 파일 상자나 바인더에 넣고 겉면에 라벨을 붙입니다.
- 잠가야 하는 재정, 인사, 상담 서류는 열쇠가 있는 서랍에 모으고 열쇠를 가진 사람을 목록에 적습니다.
- 문서를 꺼내 갈 때는 대출 표에 문서 이름과 꺼낸 사람, 날짜, 돌려줄 날짜를 적습니다.
- 돌려받을 때 문서 담당이 상태를 확인하고 대출 표에 돌려받은 날짜를 적습니다.
- 분기마다 목록과 실제 보관함을 맞춰 보고 빠진 문서가 있으면 대출 표에서 찾아봅니다.
결정: 꺼내 간 문서가 돌아오지 않으면 책임을 묻기 전에 대출 표의 기록을 바탕으로 먼저 찾아보고, 찾지 못하면 행정 책임자에게 보고합니다.
교회별로 정할 것
종이 문서를 몇 년 보관할지와 잠금 서랍의 위치는 교회마다 다릅니다. 사본을 만들어 두는 문서의 범위와 화재에 대비해 어디에 사본을 두는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 캐비닛과 서랍에 번호가 붙어 있다. | 정리 시작 때 | 문서 담당 |
| 문서 상자에 라벨이 붙어 있다. | 정리 중 | 문서 담당 |
| 잠금 서류가 따로 보관되어 있다. | 정리 중 | 행정 책임자 |
| 대출 표에 꺼낸 기록이 있다. | 문서를 꺼낼 때 | 문서 담당 |
| 분기 점검에서 빠진 문서가 없다. | 분기마다 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 급하게 서류가 필요한 날 담당자가 자리에 없으면 열쇠를 가진 대리인이 있어야 하므로 대리인 이름을 열쇠 보관 표에 적어 둡니다.
- 습기가 많은 곳에 둔 문서는 곰팡이가 생기기 쉬우므로 여름 전에 환기와 제습을 확인하고 상태가 나쁜 문서는 따로 옮깁니다.
- 오래된 문서가 바래 글자가 보이지 않게 되면 스캔으로 사본을 남기고 원본은 책임자와 정한 방법으로 보관합니다.
- 여러 사람이 같은 서랍을 쓰면 이름 순서가 흐트러지므로 서랍마다 맡은 사람을 정해 목록에 적습니다.
- 화재나 침수에 대비해 중요한 서류는 사본을 다른 건물이나 파일로 두고 위치를 책임자만 알도록 합니다.
- 이사나 공사로 보관함을 옮길 때는 옮기기 전과 후의 목록을 비교해 빠진 상자가 없는지 확인합니다.
- 교인에게 제공하는 증명서의 원본 서류는 발급 기록을 남기고 사본을 발급한 사람의 이름을 적습니다.
- 보관함 열쇠를 잃어버리면 즉시 책임자에게 알리고 자물쇠를 바꾸며 바꾼 날짜를 목록에 적습니다.
- 보관 기간이 지난 서류를 정리할 때는 폐기 전에 다른 담당자가 목록을 한 번 더 보게 합니다.
- 종이 문서를 꺼내 복사한 뒤에는 복사본을 원본 자리에 끼워 두지 말고 원본만 제자리에 돌려놓아야 서랍을 열었을 때 어떤 것이 원본인지 헷갈리지 않습니다.
- 새 문서를 넣을 칸이 없을 때는 임의로 쑤셔 넣지 말고 문서 담당이 칸을 재배치하고 위치 목록을 고친 뒤 넣습니다.
