이런 상황에 필요합니다
후임자가 공유 폴더를 열었더니 같은 이름의 파일이 여러 개 있고 어느 것이 최신인지 알 수 없을 때 씁니다. 전임자의 바탕화면이나 개인 클라우드에 있던 파일은 인계 전에 옮기지 않으면 컴퓨터 초기화와 함께 사라집니다. 이 안내는 폴더를 전부 새로 짜는 일이 아니라 인계 시점에 후임자가 쓸 파일을 찾기 쉽게 만드는 범위만 다룹니다.
준비물과 담당자
전임자는 자기 컴퓨터와 개인 클라우드의 업무 파일 목록을 뽑습니다. 후임자는 폴더 지도를 받아 보고 찾기 어려운 파일을 표시합니다. 폴더 소유권을 가진 간사가 이동과 삭제를 승인합니다. 준비물은 폴더 구조를 적을 빈 문서 한 장과 이동한 파일을 기록할 간단한 표입니다.
진행 순서
- 전임자가 개인 컴퓨터와 개인 클라우드에서 교회 업무 파일을 찾아 공유 폴더로 옮깁니다.
- 같은 이름의 파일이 여럿이면 날짜를 이름 앞에 붙여 최신본을 맨 위로 보이게 합니다.
- 지난 연도 파일은 보관 폴더로 옮기고, 보관 폴더에는 옮긴 날짜를 적은 메모를 둡니다.
- 지워도 되는 임시 파일은 목록으로 만들어 간사 승인을 받은 뒤 지웁니다.
- 폴더 구조를 한 장으로 그려 맨 위 폴더에 넣습니다. 각 폴더에 무엇이 들어 있는지 한 줄씩 적습니다.
- 후임자가 지도만 보고 이번 주 주보 원본을 찾아봅니다. 찾지 못하면 지도를 고칩니다.
결정: 최신본인지 확신이 서지 않는 파일은 지우지 않고 보관 폴더에 옮긴 뒤 전임자에게 확인합니다.
교회별로 정할 것
개인 클라우드를 업무에 써도 되는지, 교회 공용 저장소만 쓰는지는 교회마다 다릅니다. 보관 기간을 몇 년으로 둘지와 삭제 승인자를 누구로 할지도 정해야 합니다. 성도 명단처럼 개인정보가 담긴 파일은 별도 폴더와 열람 범위를 따로 둘 수 있습니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 개인 컴퓨터의 업무 파일이 공유 폴더로 옮겨졌다. | 인수인계 첫 주 | 전임자 |
| 같은 이름의 중복 파일에 날짜가 붙어 있다. | 정리 직후 | 전임자 |
| 지난 연도 파일이 보관 폴더에 있고 옮긴 날짜가 적혀 있다. | 정리 직후 | 행정 간사 |
| 폴더 지도가 맨 위 폴더에 들어 있다. | 인계 마감 전 | 전임자 |
| 후임자가 지도로 이번 주 주보 원본을 찾았다. | 인계 마감일 | 후임자 |
자주 생기는 예외
- 전임자가 이미 컴퓨터를 반납했다면 교회 IT 담당에게 백업 여부를 먼저 묻고, 없으면 메일 첨부로 보낸 파일을 찾아 복원합니다.
- 후임자가 쓰는 프로그램 버전이 달라 파일이 깨져 보이면 원본 형식과 변환 형식을 둘 다 보관합니다.
- 다른 부서와 같이 쓰는 폴더는 이동 전에 그 부서 담당에게 알립니다.
- 파일 이름에 전임자 이름이나 별명이 들어 있으면 용도를 알 수 있는 이름으로 바꾸되, 이전 이름은 지도에 괄호로 남겨 예전 링크를 쓰던 사람이 찾을 수 있게 합니다.
- 공유 링크로 외부에 열어 둔 파일이 있다면 이동 전에 링크가 끊겨도 되는지 확인합니다. 광고용 이미지처럼 외부 게시물과 연결된 파일이 흔한 사례입니다.
- 폴더 정리를 하루에 끝내려 하지 말고, 이번 인계에서 후임자가 쓰는 폴더 세 곳만 먼저 정리한 뒤 나머지는 첫 달 안에 나누어 진행합니다.
- 사진과 영상처럼 용량이 큰 파일은 공유 폴더에 한꺼번에 옮기면 저장 공간이 모자랄 수 있으니, 행사별로 나누어 옮기고 원본이 남는 곳을 지도에 적습니다.
