이런 상황에 필요합니다
반 년 전 설교 영상을 다시 올려야 하는데 폴더에 최종, 최종수정, 진짜최종 같은 이름의 파일이 여러 개 있어 어느 것이 올린 영상인지 알 수 없는 경우가 있습니다. 영상은 용량이 커서 저장 공간이 금방 차고, 정리가 늦어지면 삭제해도 되는 파일과 남겨야 할 파일을 구분하기 어렵습니다. 이 안내는 영상 파일 이름 규칙과 보관 방법을 다룹니다. 일반 문서 폴더 정리는 다른 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
파일 이름 규칙표, 영상 보관용 저장 공간 두 곳, 보관 목록 문서가 필요합니다. 규칙은 영상 책임자가 만들고, 파일 정리는 영상 담당이 합니다. 저장 공간 관리는 행정 간사나 IT 담당이 맡습니다. 이름 규칙은 날짜, 예배 종류, 단계, 버전 네 가지를 순서대로 붙이는 방식이 쓰기 쉽습니다.
진행 순서
- 영상 책임자가 이름 규칙을 정합니다. 예를 들어 날짜 여덟 자리, 예배 이름, 단계 표시, 버전 번호 순서로 이어 붙입니다.
- 촬영 직후 영상 담당이 원본을 규칙에 맞춰 이름을 바꾸고 원본 폴더에 올립니다. 원본은 고치지 않고 복사해서 편집합니다.
- 편집한 파일은 편집본 폴더에 두고, 이름 끝에 편집 번호를 붙입니다. 공개한 파일은 따로 공개본 폴더로 옮깁니다.
- 원본과 공개본은 서로 다른 저장 공간 두 곳에 복사하고, 보관 목록에 복사한 날짜와 위치를 적습니다.
- 매 학기 말에 영상 담당이 편집 중간 파일과 임시 파일을 목록으로 만들어 책임자의 승인을 받은 뒤 지웁니다.
- 보관 목록은 월 한 번 갱신하고, 목록에 있는 위치에서 실제로 파일이 열리는지 무작위로 몇 개 확인합니다.
결정: 어느 파일이 최신인지 알 수 없을 때는 지우지 않고 별도 폴더에 옮긴 뒤, 편집한 사람에게 확인합니다.
교회별로 정할 것
영상 원본을 교회 서버에 둘지 외부 클라우드에 둘지는 비용과 보안 기준에 따라 다릅니다. 보관 기간을 몇 년으로 둘지, 설교 영상만 오래 두고 나머지는 일 년 후 지울지도 정해야 합니다. 퇴직한 담당자 개인 저장소에 영상이 남아 있다면 그 회수 방법도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 파일 이름 규칙표가 한 장으로 공유되어 있다. | 규칙 정한 직후 | 영상 책임자 |
| 원본이 규칙에 맞는 이름으로 원본 폴더에 있다. | 촬영 당일 | 영상 담당 |
| 원본과 공개본이 두 곳에 복사되어 있다. | 게시 후 일주일 안 | 영상 담당 |
| 보관 목록에 복사 날짜와 위치가 적혀 있다. | 복사 직후 | 영상 담당 |
| 학기 말에 임시 파일 삭제 승인을 받았다. | 학기 말 | 영상 책임자 |
자주 생기는 예외
- 촬영한 영상이 여러 파일로 나뉘어 저장되었다면 파일 이름 끝에 조각 번호를 붙이고, 합친 파일을 만들 때 어느 조각을 합쳤는지 목록에 적습니다.
- 외부 업체가 편집한 파일을 받았다면 받은 이름 그대로 두지 말고 규칙에 맞게 바꾼 뒤 원래 이름은 목록의 비고 칸에 적습니다.
- 저장 공간이 갑자기 가득 차면 임시 파일부터 정리하되, 공개본과 원본은 두 곳 중 한 곳에 안전하게 있는지 확인한 뒤에만 지웁니다.
- 영상 담당이 바뀌면 이름 규칙표와 보관 목록, 저장 공간 접근 권한을 함께 넘기고, 규칙을 바꾸고 싶을 때는 책임자와 의논한 뒤 바꿉니다.
- 예전 영상이 규칙 없이 쌓여 있다면 한꺼번에 이름을 바꾸지 말고, 새로 올리는 영상부터 규칙을 적용하며 오래된 영상은 필요할 때 하나씩 정리합니다.
