이런 상황에 필요합니다
행사 당일 의자를 놓고 보니 통로가 좁아 휠체어가 지나가지 못하거나 입구에서 사람들이 한꺼번에 몰려 줄이 길어지는 일이 있습니다. 현장에서 급히 바꾸면 설치 담당마다 다른 그림을 가지고 움직여 혼란이 커집니다. 이 안내는 배치도를 미리 그리고 확인하는 방법을 다룹니다. 음향과 조명의 상세 배치는 해당 부서 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
행사 공간의 도면이나 대략의 치수, 의자와 탁자 수, 안내 표지 목록, 연필과 종이나 배치도 프로그램이 필요합니다. 배치도는 행사 책임자와 시설 담당이 함께 그리고, 설치는 설치 담당이 합니다. 안전 점검은 안전 담당이 합니다.
진행 순서
- 시설 담당이 공간의 가로 세로 치수와 출입구, 기둥 위치를 종이에 옮겨 그립니다.
- 행사 책임자가 참석 예상 인원에 맞춰 의자와 탁자 수를 정해 그림에 표시합니다.
- 통로 폭을 정하고 휠체어와 유모차가 지나갈 길을 한 줄 이상 확보해 색으로 칠합니다.
- 입구, 접수, 음식, 화장실 안내 위치를 정해 사람이 움직이는 방향을 화살표로 그립니다.
- 안전 담당이 비상구 앞이 비어 있는지와 줄이 서는 자리가 통로를 막지 않는지 확인합니다.
- 완성한 배치도를 사진으로 찍어 설치 담당과 정리 담당에게 보내고 인쇄해 현장에 붙입니다.
결정: 배치도와 현장이 다를 때는 통로와 비상구가 막히지 않는 쪽을 먼저 지키고, 의자 수는 줄여서라도 길을 확보합니다.
교회별로 정할 것
행사 인원에 따라 좌석을 극장식으로 둘지 탁자식으로 둘지는 교회 공간과 행사 성격에 따라 다릅니다. 장애가 있는 참석자를 위한 자리를 어디에 둘지, 안내 표지를 누가 만드는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 공간 치수와 출입구가 그림에 있다. | 도면 작성 때 | 시설 담당 |
| 통로 폭과 휠체어 길이 표시되어 있다. | 배치 결정 때 | 행사 책임자 |
| 입구와 음식 자리의 동선이 겹치지 않는다. | 배치 결정 때 | 행사 책임자 |
| 비상구 앞이 비어 있음을 확인했다. | 설치 전 | 안전 담당 |
| 배치도 사진이 설치 담당에게 전달되었다. | 행사 전날 | 행사 책임자 |
자주 생기는 예외
- 참석 인원이 예상보다 크게 늘면 의자를 추가하기 전에 통로 폭을 다시 재고, 부족하면 뒷줄을 서서 보는 자리로 바꿉니다.
- 행사 후 바로 다른 모임이 같은 공간을 쓰면 정리 담당이 원래 배치도로 되돌리는 시간을 일정에 넣어 둡니다.
- 야외 행사라면 바닥이 고르지 않은 곳을 표시하고 휠체어 길은 평평한 쪽으로만 잡습니다.
- 공간이 기둥에 가려 앞이 보이지 않는 자리는 배치도에 표시해 두고 시야가 필요한 참석자에게 먼저 안내합니다.
- 탁자를 빌려 쓰는 경우 수를 확인해 배치도에 맞는 개수만 옮기고 남는 것은 보관 위치에 그대로 둡니다.
- 어린이 참석자가 많으면 어린이 자리를 입구 가까이에 두고 보호자가 볼 수 있는 위치로 정합니다.
- 배치도를 고치면 이전 그림은 지우지 않고 날짜를 적어 보관해 어느 그림이 최신인지 구별되게 합니다.
- 배치도에는 설치 시각과 정리 시각도 함께 적어, 어느 시간까지 의자가 놓여야 하고 언제 치워야 하는지를 설치 담당이 한눈에 보게 합니다.
- 행사 전날 설치를 마치면 설치 담당이 현장 사진을 찍어 배치도와 나란히 놓고 달라진 곳이 없는지 책임자가 확인한 뒤 퇴근합니다.
