이런 상황에 필요합니다
수련회가 끝난 지 한 달이 지났는데 영수증이 여러 사람에게 흩어져 있어 정산을 시작하지 못하는 경우가 있습니다. 예산과 실제 지출이 크게 다른데 이유를 설명하지 못해 책임자에게 곤란한 질문을 받기도 합니다. 이 안내는 수련회 비용을 정산하고 보고서를 쓰는 방법을 다룹니다. 수련회 전의 예산 편성은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
예산안, 영수증 상자, 참가비 입금 기록, 정산표, 보고서 양식이 필요합니다. 정산표는 서기가 쓰고, 확인은 재정 담당이 하며, 보고서의 승인은 수련회 총괄과 재정 책임자가 합니다. 지출 항목은 예산안과 같은 이름으로 정리합니다.
진행 순서
- 수련회가 끝난 지 사흘 안에 서기가 모든 담당자에게서 영수증을 모아 상자에 담고 누락된 영수증을 확인합니다.
- 영수증을 숙소, 식사, 이동, 프로그램, 기타로 나누어 정산표에 금액을 적고 예산 옆 칸에 적어 둔 금액과 비교합니다.
- 참가비 입금 기록과 현금 수입을 대조해 수입 합계를 내고 지출 합계와 차액을 정산표 맨 아래에 적습니다.
- 예산과 크게 차이 나는 항목은 이유를 한 줄로 적고 필요한 경우 담당자에게 확인합니다.
- 재정 담당이 정산표와 영수증을 대조해 틀린 곳이 없는지 확인하고 확인했음을 서명합니다.
- 서기가 정산 결과, 남은 금액의 처리 방법, 다음 수련회를 위한 의견을 보고서에 쓰고 총괄과 재정 책임자의 승인을 받습니다.
결정: 영수증이 없는 지출은 담당자의 확인서를 받아 처리하되 금액이 클 때는 재정 책임자의 별도 승인을 받습니다.
교회별로 정할 것
남은 금액을 다음 수련회로 이월할지 교회 재정으로 반납할지는 교회마다 다릅니다. 정산을 며칠 안에 마쳐야 하는지와 정산 보고서를 성도에게 공개하는 범위도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 영수증이 사흘 안에 모였다. | 수련회 종료 후 사흘 | 서기 |
| 항목별 정산표가 있다. | 영수증 수집 후 | 서기 |
| 수입과 지출의 차액이 계산되었다. | 정산표 작성 때 | 서기 |
| 재정 담당이 대조하고 서명했다. | 정산표 완성 후 | 재정 담당 |
| 보고서가 승인되었다. | 정산 후 일주일 안 | 수련회 총괄 |
자주 생기는 예외
- 영수증을 개인 카드로 결제한 사람이 있으면 환급 방법과 시기를 정해 환급 기록과 함께 정산표에 적습니다.
- 참가비를 현금으로 받은 경우 받은 날짜와 금액, 받은 사람을 기록한 것과 통장 입금액이 같은지 확인합니다.
- 후원금으로 비용을 채웠다면 후원 받은 금액과 쓴 항목을 따로 적고 후원자에게 보고하는 방법을 정합니다.
- 예산보다 지출이 적게 나오면 남은 금액의 사용 방법을 총괄과 재정 책임자가 의논해 정하고 임의로 쓰지 않습니다.
- 지출이 예산을 넘으면 넘은 이유와 부족분을 어디서 채울지 정해 재정 책임자의 승인을 받은 뒤 처리합니다.
- 외부 업체의 세금계산서나 영수증이 늦게 오면 정산 보고서에 미정으로 표시하고 도착하면 정산표를 고쳐 다시 보고합니다.
- 환불해야 하는 참가비가 있으면 환불 기준표에 맞춰 금액을 계산하고 환불 날짜와 방법을 기록합니다.
- 보고서에 쓰는 사진과 참가자 의견은 동의를 받은 것만 쓰고 개인을 알아볼 수 없도록 가려서 넣습니다.
- 정산이 끝난 영수증은 한 상자에 담아 수련회 이름과 연도를 적어 문서 보관 기준에 맞춰 보관합니다.
