이런 상황에 필요합니다
새가족 등록 카드를 받은 뒤 연락처가 여러 사람에게 퍼져 원하지 않는 연락이 오자 항의하는 경우가 있습니다. 어디까지 알려도 되는지 담당자마다 기준이 달라 혼란이 생기기도 합니다. 이 안내는 새가족의 개인정보를 받을 때 알릴 내용과 보관과 삭제의 순서를 다룹니다. 법령의 해석은 다루지 않으며, 법령에 관한 사항은 전문가나 소속 기관에 확인합니다.
준비물과 담당자
개인정보 안내문, 새가족 정보 목록, 접근 권한 표, 삭제 기록표가 필요합니다. 안내와 관리는 새가족 담당이 하고, 접근 권한 확인은 행정 간사가 맡습니다. 안내문에는 받는 항목, 쓰는 목적, 보관 기간, 문의처를 적습니다.
진행 순서
- 새가족 담당이 받을 항목과 쓰는 목적, 보관 기간, 볼 수 있는 사람의 범위를 안내문에 한 장으로 정리합니다.
- 등록 카드 아래 칸에 안내문의 요약과 동의 칸을 두고 새가족이 읽고 체크하게 합니다.
- 받은 정보는 정해진 파일이나 서류함에만 보관하고 개인 휴대전화나 개인 대화방에 옮기지 않습니다.
- 접근 권한 표에 새가족 정보를 볼 수 있는 사람을 이름으로 적고 행정 간사가 분기마다 확인합니다.
- 본인이 정보를 고치거나 삭제해 달라고 하면 새가족 담당이 사흘 안에 처리하고 처리 날짜를 삭제 기록표에 적습니다.
- 보관 기간이 끝난 정보는 정해진 방법으로 삭제하고 삭제한 날짜와 담당자를 기록합니다.
결정: 동의가 불분명한 정보는 쓰지 않고 삭제하거나 새가족에게 다시 확인하며, 정보가 새어 나갔을 가능성을 알게 되면 즉시 책임자에게 보고합니다.
교회별로 정할 것
새가족 정보의 보관 기간을 몇 개월로 둘지, 교인으로 등록되면 정보를 어떻게 옮기는지는 교회마다 다릅니다. 가족의 정보를 어디까지 받는지, 사진을 찍은 경우에는 어떻게 다루는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 안내문에 목적과 보관 기간이 있다. | 안내문 작성 때 | 새가족 담당 |
| 등록 카드에 동의 칸이 있다. | 양식 작성 때 | 새가족 담당 |
| 정보가 정해진 곳에만 보관된다. | 정보 받은 직후 | 새가족 담당 |
| 접근 권한 표를 분기마다 확인했다. | 분기마다 | 행정 간사 |
| 삭제 요청이 사흘 안에 처리되었다. | 요청을 받은 날 | 새가족 담당 |
자주 생기는 예외
- 새가족이 동의 칸에 체크하지 않은 채 카드를 내면 그 자리에서 다시 안내하되 원치 않으면 연락처 없이 방문 사실만 기록합니다.
- 실수로 다른 사람에게 새가족 연락처를 알려 주었다면 즉시 책임자에게 알리고 그 사람에게 삭제를 요청하며 새가족에게도 알립니다.
- 미성년자의 정보는 보호자의 동의를 받은 범위에서만 받고 연락도 보호자를 통해 합니다.
- 교역자나 임원이 새가족 정보를 요청하면 접근 권한 표에 따라 필요한 범위만 알려 주고 요청 내용을 기록합니다.
- 새가족이 교회를 옮겼다고 알려 오면 보관 기간이 남아 있어도 본인이 원하면 정보를 바로 삭제합니다.
- 휴대전화에 저장한 연락처 때문에 교인 이외의 사람에게도 연락처가 보일 수 있으니 업무용 연락처 앱을 따로 둡니다.
- 종이 등록 카드를 폐기할 때는 개인 정보가 보이지 않도록 파쇄기를 쓰거나 잘게 찢어 버립니다.
- 안내문의 문구는 어려운 법률 용어를 쓰지 않고 새가족이 이해할 수 있는 쉬운 말로 쓰며 연 한 번 문구를 점검합니다.
