이런 상황에 필요합니다
다음 달 마지막 주에 바자회, 청년부 수련회, 교사 세미나가 한꺼번에 잡혀 있다는 사실을 한 주 전에야 알게 되는 경우가 있습니다. 부서별 일정은 각자 따로 관리되어 합쳐 보기 전에는 충돌이 보이지 않습니다. 이 안내는 석 달마다 각 부서의 일정을 모아 한 장으로 점검하는 방법을 다룹니다. 한 달 단위의 반복 일정 관리와는 다르게, 큰 행사의 간격과 집중을 보는 데 목적이 있습니다.
준비물과 담당자
부서별 행사 일정, 지난 분기 달력, 교회 절기와 휴일 표가 필요합니다. 수집과 정리는 일정 담당자가 하고, 충돌 조정은 교역자와 부서 팀장이 함께 합니다. 달력은 월별 칸에 행사 이름, 날짜, 주관 부서, 참여 인원 규모를 적는 형식으로 만듭니다. 분기가 시작되기 한 달 전에 점검을 시작합니다.
진행 순서
- 일정 담당자가 각 부서 팀장에게 다음 석 달 동안의 행사 일정을 요청합니다. 확정되지 않은 일정은 후보 날짜로 표시해 받습니다.
- 받은 일정을 한 달력에 올리고 같은 주에 큰 행사가 둘 이상인 곳을 색으로 표시합니다.
- 표시된 주를 가지고 해당 부서 팀장들과 짧은 회의를 합니다. 날짜를 옮길 수 있는지, 규모를 줄일 수 있는지를 묻습니다.
- 조정된 달력을 교역자에게 보여 주고 확정 의견을 받습니다.
- 확정본을 팀장 전원에게 같은 날 보냅니다. 후보였던 일정이 확정으로 바뀐 곳은 눈에 띄게 표시합니다.
- 이후 수정은 일정 담당자 한 명에게만 요청하게 하고, 수정한 날짜를 달력 맨 위에 적습니다.
결정: 같은 주에 큰 행사가 몰릴 때는 참여 인원이 많은 행사를 그대로 두고 소규모 행사를 한 주 옮깁니다.
교회별로 정할 것
달력에 올리는 행사의 기준, 예를 들어 참여 인원 이십 명 이상이나 장소를 새로 빌리는 행사를 올릴지는 교회가 정합니다. 교단 총회나 지역 모임 일정을 달력에 올릴지, 어느 범위까지 공개할지도 다릅니다. 달력 배포 방식을 인쇄물로 할지 공유 파일로 할지는 팀장의 사용 환경에 맞춥니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 모든 부서에 일정 요청을 보냈다. | 분기 시작 한 달 전 | 일정 담당자 |
| 후보 날짜와 확정 날짜가 구분되어 있다. | 달력 작성 직후 | 일정 담당자 |
| 같은 주에 몰린 큰 행사가 표시되어 있다. | 달력 작성 직후 | 일정 담당자 |
| 조정 결과를 교역자가 확인했다. | 회의 이후 이틀 안 | 부서 팀장 |
| 확정본이 팀장 전원에게 같은 날 전달되었다. | 확정 당일 | 일정 담당자 |
자주 생기는 예외
- 부서가 일정을 늦게 내서 달력이 이미 배포된 뒤라면 새 행사만 별도 줄로 추가하고, 변경한 날짜를 달력 맨 위에 적어 어디가 바뀌었는지 알립니다.
- 교역자의 개인 일정, 예를 들어 해외 출장이나 휴가는 달력에 공개하지 않고 일정 담당자만 알고 조정에 반영합니다.
- 행사 날짜가 외부 사정으로 바뀌어 다른 부서 행사와 겹치면 두 부서 팀장이 먼저 이야기하게 하고, 합의가 안 되면 일정 담당자가 회의를 다시 소집합니다.
- 지난 분기 달력과 실제로 일어난 일이 크게 다르면 다음 달력을 짤 때 어느 행사가 자주 바뀌었는지를 참고해 후보 날짜 표시를 더 넓게 둡니다.
- 달력에 올린 행사가 취소되면 칸을 지우지 말고 취소 표시와 날짜를 남깁니다. 지워 버리면 같은 날짜에 다른 부서가 새 행사를 잡아도 취소 사실을 알 수 없습니다.
- 달력의 칸이 모자랄 만큼 행사가 많은 달은 규모가 큰 행사만 달력에 두고, 나머지는 부서별 일정표로 연결하는 쪽지를 달력 옆에 붙입니다.
