이런 상황에 필요합니다
여름 성경학교 안내문에 날짜는 있는데 준비물이 없고 신청 마감은 쪽지 아래쪽에 작게 적혀 있어 보호자들이 문의를 반복하는 경우가 있습니다. 안내문은 짧아야 읽히지만 정보가 빠지면 교사가 같은 설명을 여러 번 해야 합니다. 이 안내는 주일학교 행사와 수업 안내를 보호자에게 전할 때 필요한 정보 구성과 전달 시점을 다룹니다. 교회 전체 공지의 작성과 승인은 공지 작성 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
행사 개요, 안내문 틀, 보호자 연락 목록, 신청이나 회신 양식이 필요합니다. 안내문은 담임 교사 또는 행사 담당이 쓰고, 교육부서 책임자가 내용을 확인합니다. 전달은 교육부서 간사가 연락 목록에 맞춰 합니다. 틀에는 행사 이름, 날짜와 시간, 장소, 준비물, 회신 기한, 문의처를 적는 칸을 둡니다.
진행 순서
- 행사 담당이 안내문 틀에 여섯 가지 정보를 채웁니다. 모르는 항목은 비워 두지 말고 확인 중이라고 적은 뒤 확정되면 고칩니다.
- 보호자가 해야 하는 일, 예를 들어 신청이나 동의서 제출을 맨 위에 한 줄로 쓰고 기한을 같이 적습니다.
- 책임자가 날짜와 장소, 금액이 맞는지 확인한 뒤 승인합니다. 승인이 없으면 전달하지 않습니다.
- 행사 이 주 전에 간사가 첫 안내문을 보내고, 행사 이틀 전에 준비물과 시간만 다시 알리는 짧은 안내를 보냅니다.
- 회신이 필요한 안내문은 기한 하루 전에 회신하지 않은 보호자 목록을 확인하고, 그 사람들에게만 짧게 다시 알립니다.
- 행사가 끝나면 안내문과 회신 결과를 폴더에 모아 다음 행사 때 재사용합니다.
결정: 안내문에 쓴 금액이나 날짜가 바뀌면 이전 안내문을 고치지 않고 정정 안내를 새로 보내며, 정정 사유를 첫 줄에 적습니다.
교회별로 정할 것
보호자 연락 수단이 단체 메시지방인지 문자인지 종이 안내문인지는 교회마다 다릅니다. 안내문에 행사 사진 촬영 동의를 포함할지, 별도 양식으로 받을지도 정합니다. 보호자가 맞벌이인 경우가 많은 교회는 회신 기한을 주말 포함 사흘 이상으로 두는 방법도 있습니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 안내문에 여섯 가지 정보가 모두 채워져 있다. | 작성 완료 시 | 행사 담당 |
| 보호자가 할 일과 기한이 문서 맨 위에 있다. | 작성 완료 시 | 행사 담당 |
| 책임자가 날짜, 장소, 금액을 확인했다. | 전달 전 | 교육부서 책임자 |
| 행사 이 주 전과 이틀 전에 안내를 보냈다. | 행사 이 주 전, 이틀 전 | 교육부서 간사 |
| 회신 기한 하루 전에 미회신자에게 다시 알렸다. | 기한 하루 전 | 교육부서 간사 |
자주 생기는 예외
- 보호자 연락처가 바뀌어 안내가 전달되지 않는 일이 생기면 아이를 통해 종이 안내문을 보내는 방법을 병행하고, 연락처를 갱신할 방법을 안내문 맨 아래에 적습니다.
- 안내문을 받은 보호자가 질문을 많이 하는 항목이 있다면 다음 안내문에서 그 항목을 앞쪽으로 옮기고 설명을 한 줄 늘립니다.
- 행사 직전에 날씨나 건물 사정으로 일정이 바뀌면 문자로 한 번 알리고, 같은 내용을 교회 게시판과 메시지방에도 올려 한 곳만 보는 보호자도 놓치지 않게 합니다.
- 한부모 가정이나 조부모가 돌보는 가정처럼 보호자 구성이 다양한 경우에는 안내문의 호칭을 아이를 돌보는 분처럼 넓게 써 소외감을 줄입니다.
- 회비나 비용이 들어가는 행사는 금액과 납부 방법, 형편이 어려운 경우의 상담 창구를 함께 적어 부담을 덜어 줍니다.
