이런 상황에 필요합니다
사무실 공간이 좁아 오래된 서류를 한꺼번에 버렸다가 몇 달 뒤 꼭 필요한 증빙이 사라졌음을 알게 되는 경우가 있습니다. 반대로 폐기를 미루다 보면 개인정보가 담긴 서류가 쌓여 오히려 위험해집니다. 이 안내는 보관 기간이 지난 문서를 확인하고 승인 받아 폐기하는 절차를 다룹니다. 보관 기간 자체의 기준은 소속 교단과 법령, 교회 규정을 먼저 확인합니다.
준비물과 담당자
문서 목록, 문서 종류별 보관 기간표, 폐기 대상 목록, 폐기 승인서, 파쇄기나 삭제 도구가 필요합니다. 목록 작성은 문서 담당이 하고, 승인은 행정 책임자와 해당 부서장이 합니다. 폐기는 두 사람이 함께합니다.
진행 순서
- 문서 담당이 보관 기간표를 보며 올해 보관 기간이 끝나는 문서를 골라 폐기 대상 목록을 만듭니다.
- 목록에 문서 이름과 만든 연도, 보관 기간이 끝난 날짜, 폐기 방법을 적어 해당 부서장에게 보냅니다.
- 부서장이 목록을 검토해 더 보관해야 하는 문서에 표시하고 행정 책임자가 최종 승인서에 서명합니다.
- 승인된 문서만 두 사람이 함께 폐기하며 종이는 파쇄하고 파일은 휴지통까지 비워 삭제합니다.
- 폐기가 끝나면 폐기한 날짜와 방법, 폐기한 두 사람의 이름을 폐기 기록에 적습니다.
- 폐기 기록과 승인서를 영구히 보관하고 문서 목록에서 폐기한 문서 줄에 폐기 날짜를 표시합니다.
결정: 폐기해도 되는지 확신이 서지 않는 문서는 폐기하지 않고 한 해 더 보관한 뒤 다음 점검에서 다시 판단합니다.
교회별로 정할 것
보관 기간 만료 후에도 역사적 가치가 있는 문서를 따로 남기는지는 교회마다 다릅니다. 폐기를 일 년에 한 번 할지 분기마다 할지, 폐기 현장에 입회하는 사람이 누구인지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 폐기 대상 목록이 만들어졌다. | 연 한 번 | 문서 담당 |
| 부서장이 목록을 검토했다. | 목록 발송 후 일주일 안 | 해당 부서장 |
| 행정 책임자가 승인서에 서명했다. | 폐기 전 | 행정 책임자 |
| 두 사람이 함께 폐기했다. | 승인 후 | 문서 담당 |
| 폐기 기록이 보관되어 있다. | 폐기 직후 | 문서 담당 |
자주 생기는 예외
- 폐기 대상 문서 중에 소송이나 조사와 관련된 것이 있다면 보관 기간이 지나도 책임자 지시가 있을 때까지 폐기하지 않습니다.
- 외부 업체에 파쇄를 맡기는 경우 업체가 폐기 증명서를 주는지 확인하고 증명서를 폐기 기록과 함께 보관합니다.
- 컴퓨터 안의 파일을 지울 때 휴지통만 비우면 복구될 수 있으므로 민감한 파일은 전용 삭제 도구를 써서 처리합니다.
- 폐기하려는 문서에 다른 문서의 사본이 섞여 있다면 사본과 원본을 구별해 원본은 남기고 사본만 폐기합니다.
- 교인의 개인정보가 포함된 서류는 보관 기간이 끝나도 본인 요청이 있으면 즉시 폐기해야 하는지 책임자와 확인합니다.
- 폐기 도중 실수로 남겨야 할 문서를 파쇄했다면 즉시 폐기를 멈추고 책임자에게 보고한 뒤 사본이나 관련 기록을 찾습니다.
- 한꺼번에 많은 문서를 폐기하는 날은 두 사람이 하루에 다 끝내려 하지 말고 며칠로 나누어 목록과 대조하며 진행합니다.
- 폐기 일정은 연말 정산이나 감사 일정과 겹치지 않는 시기로 잡아 확인이 급하게 이루어지지 않게 합니다.
