이런 상황에 필요합니다
토요일 오후에 청년부는 예배당 연습, 유치부는 교육관 행사, 여선교회는 주방 사용을 각자 말로 부탁해 놓아 당일 현관에서 서로 마주치는 일이 생깁니다. 공간 사용은 구두 약속이 쌓이기 쉬워 한 곳에서 보는 사용표가 없으면 충돌을 막기 어렵습니다. 이 안내는 공간 사용 신청을 받고 확정하는 흐름을 다룹니다. 정기 예배처럼 매주 고정된 시간은 반복 일정 안내를 따릅니다.
준비물과 담당자
신청서 한 장 양식, 공간별 사용표, 건물 입구에 붙일 주간 안내판이 필요합니다. 신청은 각 부서 담당이 내고, 확정은 시설을 맡은 간사가 합니다. 같은 시간을 두 부서가 원하면 부서 책임자가 협의합니다. 신청서에는 부서, 날짜, 시작과 끝 시각, 준비와 정리에 필요한 시간, 인원, 필요한 장비를 적습니다.
진행 순서
- 부서 담당이 사용 날짜 이 주 전까지 신청서를 간사에게 냅니다. 정기 예배와 고정 모임은 이미 올라 있는 상태로 둡니다.
- 간사가 접수 순서대로 사용표에 가배정합니다. 준비와 정리 시간을 포함해 비는 시간이 충분한지 먼저 봅니다.
- 겹치는 신청이 있으면 두 부서 담당에게 같은 문장으로 알리고 한 곳에서 시간 조정을 하게 합니다.
- 조정이 끝나면 간사가 사용표를 확정해 공용 달력과 건물 입구 안내판에 같은 내용을 올립니다.
- 사용 당일 마지막 사용자가 조명과 냉난방을 끈 뒤 간사에게 알립니다.
- 사용 후 문제가 있으면 간사가 사용표 아래에 메모하고 다음 신청 때 참고합니다.
결정: 두 부서가 같은 시간을 원하고 합의가 안 되면 공식 예배와 직결된 부서를 먼저 확정하고, 다른 쪽은 가까운 대체 시간을 제안합니다.
교회별로 정할 것
외부 단체에 공간을 빌려줄지, 빌려준다면 누가 승인하고 사용료를 받는지는 교회마다 다릅니다. 새벽기도 직후처럼 이른 시간대를 공간 청소에 쓰는지도 건물 사정에 따라 달라집니다. 사용 신청 마감을 이 주 전으로 할지 삼 일 전으로 할지는 간사의 여유 시간을 보고 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 신청서에 준비와 정리 시간이 포함되어 있다. | 신청 접수 시 | 부서 담당 |
| 겹친 신청이 있을 때 두 부서에 같은 문장으로 알렸다. | 가배정 후 이틀 안 | 시설 간사 |
| 확정 사용표가 공용 달력과 안내판에 같다. | 확정 당일 | 시설 간사 |
| 사용 뒤 조명과 냉난방이 꺼졌다. | 사용 종료 직후 | 마지막 사용 부서 |
| 사용 중 생긴 문제가 사용표 아래에 적혔다. | 사용 다음 날 | 시설 간사 |
자주 생기는 예외
- 사용 당일 갑자기 장례나 심방 같은 일이 생겨 공간이 필요해지면 간사가 영향받는 부서에 직접 전화해 이동 가능한 시간을 먼저 묻고 사용표를 고칩니다.
- 신청서를 내지 않은 부서가 현장에서 쓰려 하면 비어 있어도 일단 간사에게 확인하게 하고, 확인된 사용은 그날 사용표에 사후 기록합니다.
- 행사로 여러 공간을 한꺼번에 쓰면 신청서 한 장에 공간 목록을 모아 적고, 간사가 한 번에 확정해 부분 승인이 되지 않게 합니다.
- 공간 사용이 반복적으로 길어지는 부서가 있으면 간사가 책임자에게 알려 정기 시간표에 반영할지 협의합니다.
- 외부 단체가 교회 공간을 빌려 쓰는 날에는 건물 열쇠를 여는 사람과 닫는 사람을 신청서에 적게 하고, 그 이름이 비어 있으면 확정하지 않습니다.
- 공간 사용표를 한 해 모아 보면 거의 쓰지 않는 시간대가 보이므로, 연말에 간사가 사용률이 낮은 시간대를 책임자에게 알려 다음 해 정기 모임 배치에 참고하게 합니다.
