이런 상황에 필요합니다
행사 당일 인쇄물과 간식 비용을 개인 돈으로 먼저 낸 뒤 나중에 승인을 받으려다 금액 때문에 다툼이 생기는 일이 있습니다. 승인 전에 쓴 비용은 인정 여부가 불분명해 담당자가 부담을 떠안기도 합니다. 이 안내는 행사 예산안을 쓰고 승인 받고 정산하는 순서를 다룹니다. 교회 전체 예산의 편성은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
예산안 양식, 항목별 견적서나 가격표, 영수증 봉투가 필요합니다. 예산안은 행사 책임자가 쓰고, 승인은 재정 담당이나 해당 부서장이 합니다. 영수증 정리는 행사 서기가 맡고, 정산 확인은 재정 담당이 합니다.
진행 순서
- 행사 책임자가 행사 계획서를 보며 비용이 드는 항목을 장소, 물품, 식사, 인쇄 네 가지로 나눕니다.
- 항목마다 견적이나 가격을 적고 합계를 낸 뒤 예비비를 합계의 일 할 정도로 따로 적습니다.
- 예산안을 승인자에게 보내 항목별로 승인과 보류를 표시해 돌려받습니다.
- 승인된 항목만 구매하고 영수증을 받아 행사 이름이 적힌 봉투에 넣습니다.
- 행사 서기가 행사 직후 영수증을 항목별로 붙여 실제 금액을 예산안 옆 칸에 적습니다.
- 재정 담당이 예산과 실제 금액의 차이를 확인한 뒤 남은 금액과 정산 날짜를 기록합니다.
결정: 승인되지 않은 항목은 쓰기 전에 행사 책임자가 승인자에게 먼저 묻고, 급한 경우에도 승인자의 답을 메시지로 받아 둔 뒤 씁니다.
교회별로 정할 것
예산 승인 한도 금액을 얼마로 둘지, 일정 금액 이하는 책임자가 바로 쓸 수 있는지는 교회마다 다릅니다. 영수증이 없는 비용을 어떻게 처리할지와 정산 마감일도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 예산안에 네 가지 항목별 금액이 적혀 있다. | 행사 한 달 전 | 행사 책임자 |
| 예산안에 승인 표시가 되어 있다. | 구매 전 | 승인자 |
| 영수증이 행사 봉투에 들어 있다. | 구매 당일 | 행사 서기 |
| 실제 금액이 예산안 옆에 적혀 있다. | 행사 직후 | 행사 서기 |
| 남은 금액과 정산 날짜가 기록되어 있다. | 행사 후 일주일 안 | 재정 담당 |
자주 생기는 예외
- 견적이 예산보다 크게 나오면 항목을 줄이거나 승인자에게 증액을 요청하는 글을 보내고, 답을 받기 전에는 구매하지 않습니다.
- 후원금으로 비용을 채울 때는 후원 받은 금액과 쓴 항목을 따로 적어 일반 예산과 섞이지 않게 합니다.
- 영수증을 잃어버렸으면 구매처에 확인 서류를 요청하고, 어렵다면 구매 내용과 금액을 적은 확인서를 재정 담당에게 냅니다.
- 행사가 취소되면 이미 쓴 비용과 환불 가능한 비용을 나누어 적고 환불 일정을 승인자에게 알립니다.
- 같은 물품을 여러 사람이 따로 사서 중복이 생기지 않도록 구매 담당을 한 사람으로 정해 둡니다.
- 현금으로 받은 참가비는 받는 즉시 두 사람이 함께 세어 금액을 적고, 개인 가방에 두지 않고 정해진 보관함에 넣습니다.
- 행사 담당자가 중간에 바뀌면 예산안과 영수증 봉투를 함께 넘기고 지금까지 쓴 금액을 새 담당자와 같이 확인합니다.
- 예산안의 항목 이름은 지난 행사와 같은 말을 써서 나중에 금액을 비교할 때 항목이 엇갈리지 않게 하고, 새 항목은 이유를 한 줄로 덧붙입니다.
- 예산안을 승인 받은 뒤 행사 내용이 크게 바뀌면 바뀐 부분의 금액을 다시 계산해 승인자에게 보내고, 새 승인을 받기 전까지는 그 항목을 쓰지 않습니다.
