이런 상황에 필요합니다
야외 바자회 아침에 비가 쏟아져 어디로 옮길지 정해 놓지 않은 채 봉사자들이 각자 판단으로 움직이다 짐이 젖은 경우가 있습니다. 비가 올지 여부는 행사 직전에야 확실해지므로 미리 결정 방법을 정해 두지 않으면 시간이 부족합니다. 이 안내는 날씨 때문에 계획을 바꿀 때의 결정과 알림 방법을 다룹니다. 지진이나 정전 같은 다른 재난은 다루지 않습니다.
준비물과 담당자
대체 공간 후보 목록, 일기 예보를 확인할 방법, 알림 문구 초안, 업체와 봉사자 연락처가 필요합니다. 결정은 행사 책임자가 하고, 알림은 행사 서기가 합니다. 대체 공간의 사용 승인은 시설 담당이 받습니다.
진행 순서
- 행사 책임자가 행사 한 주 전에 대체 공간 후보를 두 곳 정하고 시설 담당에게 사용 가능한지 확인합니다.
- 행사 전날 정해 둔 시각에 일기 예보를 확인하고 비 올 확률이 높으면 대체 계획 준비 단계로 올립니다.
- 행사 당일 정해 둔 마감 시각에 책임자가 현장 날씨를 보고 강행, 이동, 축소 중 하나를 결정합니다.
- 행사 서기가 결정 문구를 한 가지로 정해 참석자, 봉사자, 업체에 같은 시각에 보냅니다.
- 이동이나 축소가 정해지면 설치 담당이 배치도를 대체 공간용으로 바꾸고 젖으면 안 되는 물건부터 옮깁니다.
- 행사가 끝나면 날씨 때문에 달라진 점과 비용을 기록해 다음 야외 행사의 대체 계획에 반영합니다.
결정: 결정 마감 시각이 지나면 새로운 예보가 나와도 결정을 바꾸지 않고, 바꿀 수 있는 것은 현장의 작은 조정에 그칩니다.
교회별로 정할 것
대체 공간을 예배당으로 할지 교육관으로 할지, 비가 어느 정도 오면 취소하는지는 교회마다 다릅니다. 업체에 지불한 비용 중 환불되지 않는 부분을 누가 부담하는지도 정합니다.
완료 확인표
| 확인할 대상 | 시점 | 담당자 |
|---|---|---|
| 대체 공간 두 곳이 사용 가능함을 확인했다. | 행사 한 주 전 | 시설 담당 |
| 행사 전날 일기 예보를 확인했다. | 행사 전날 | 행사 책임자 |
| 결정 마감 시각이 모두에게 알려져 있다. | 행사 전날 | 행사 책임자 |
| 결정 문구가 모두에게 같은 시각에 전달되었다. | 결정 직후 | 행사 서기 |
| 날씨로 달라진 점이 기록되었다. | 행사 후 일주일 안 | 행사 서기 |
자주 생기는 예외
- 결정이 나기 전에 참석자가 비가 온다며 문의하면 아직 확정 전이며 몇 시에 안내한다고 알리고, 개인 판단으로 답을 바꾸지 않습니다.
- 대체 공간이 다른 모임으로 사용 중이면 시설 담당이 모임 책임자와 시간을 조정하고, 어려우면 행사 시간을 나누어 옮깁니다.
- 대여한 천막이 비에 약하다면 업체가 알려 준 한계 풍속과 강우량을 알아 두고 한계가 오면 철거 순서를 따릅니다.
- 비가 갠 뒤 다시 야외로 옮기자는 요청이 있어도 이미 대체 공간에서 시작했으면 끝까지 그 공간에서 진행합니다.
- 어린이와 노인 참석자가 미끄러지지 않도록 젖은 바닥에는 깔개를 깔고 안내 봉사자를 한 사람 더 둡니다.
- 음향과 전기 장비는 비를 맞지 않도록 방수포를 미리 준비하고 젖은 장비는 전문가가 확인하기 전까지 쓰지 않습니다.
- 우천으로 행사를 취소하면 대체 날짜를 정해 같은 문구로 알리고 이미 낸 참가비는 환불 여부를 먼저 안내합니다.
- 결정 문구는 행사 이름, 달라진 장소와 시각, 문의할 사람의 연락처 세 가지를 반드시 담아 한 번 읽고 바로 이해할 수 있게 씁니다.
